7 Cuidados ao adotar a NFC-E
A Nota Fiscal de Consumidor eletrônica (NFC-e) promove um intercâmbio de informações em tempo real entre o fisco e as empresas. Ela é uma alternativa ao ECF (emissor de cupom fiscal), pois elimina vários procedimentos engessados e contraproducentes. A NFC-e desburocratiza o varejo, aperfeiçoa seus métodos e proporciona maior flexibilidade no atendimento ao consumidor.
Com essa nova tecnologia alguns cuidados são essenciais para que a operação do dia a dia transcorra sem sobressaltos em sua loja.
7 cuidados essenciais ao adotar a NFC-e:
- Controle de validade do certificado digital
Imagine o transtorno de ver o seu faturamento parado devido ao vencimento da validade do certificado digital. Um bom sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas deve implementar um aviso ao usuário com boa antecedência, para que a empresa possa renovar o seu certificado e com isso não passar por esse dissabor.
- Conexão de internet
O princípio básico da NFC-e é a capacidade de autorizar a emissão do documento fiscal diretamente na Secretaria da Fazenda, no exato momento da venda. Para tal, é imprescindível uma boa conexão de internet. Nas regiões em que seja comum a queda de sinal, sugerimos que a sua loja tenha disponível o acesso à internet por duas empresas diferentes. Uma faria o papel de “backup” da outra. Lembre-se que emitir em contingência é uma saída, mas exigirá um maior controle operacional.
3. Contingência
A contingência garante que a sua empresa possa vender mesmo quando a conexão da internet não esteja ativa. O Danfe NFC-e (Documento Auxiliar da NFC-e) deve ser emitido em duas vias e conter os dizeres “EMITIDA EM CONTINGÊNCIA”, sendo que uma das vias deve ser mantida no estabelecimento. Agora, muita atenção: você é obrigado a transmitir essas NFC-e’s geradas em contingência para a SEFAZ em até 24 horas! Verifique a legislação do seu Estado, pois como é o caso de São Paulo, a contingência não é aceita, pois ela deve ser feita através do SAT.
4. Cupom resumido
Poderá ser impresso o Danfe NFC-e resumido ou ecológico, alusão à economia de papel pelo fato que os itens vendidos não são listados, constando todas as demais informações. É uma boa forma de diminuir custos de impressão. Entretanto, a sua empresa é obrigada a imprimir o Danfe NFC-e completa se o consumidor posteriormente o solicitar. Antes de usar, verifique se o seu Estado permite esse tipo de impressão.
5. Qualidade do papel para a impressão do Danfe NFC-e
A sua empresa pode utilizar qualquer tipo de impressora. Entretanto, as modernas impressoras térmicas têm ocupado um lugar de destaque. Nesses casos, você deve ficar atento à qualidade do papel, pois a legibilidade do texto impresso deve ser garantida por, pelo menos, seis meses.
6. Armazenamento da NFC-e
A sua empresa tem a obrigação de manter as NFC-e’s geradas pelo prazo de 5 anos. Quando você gera uma NFC-e e imprime o Danfe, um XML é transmitido para a Secretaria da Fazenda, que por sua vez devolve outras informações. Esse XML é um arquivo digital, que contém todas as informações da transação, bem como os dados de cada NFC-e autorizada pela SEFAZ. Você pode armazenar tudo isso em seu próprio computador ou na “nuvem”, através de alguma empresa especializada. Se optar pelo menor custo de manter em “casa”, reforce os seus procedimentos de segurança. Afinal, cinco anos é muito tempo!
7. Identificando o consumidor
Fique atento quanto a obrigatoriedade de identificar o seu cliente no Danfe NFC-e nos casos em que ele solicitar, quando o total da venda estiver acima de R$ 9.999,99 ou se a entrega for a domicílio.
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