Como fazer um controle de fluxo de caixa eficiente?

O controle de fluxo de caixa é uma ação essencial para o sucesso dos negócios, especialmente no comércio. Afinal, todos os dias há uma movimentação muito grande de bens e serviços, de modo que uma boa visibilidade das transações auxilia os gestores a tomar decisões acertadas.

Saber o saldo das entradas e saídas diariamente permite a realização de atitudes estratégicas para melhorar os resultados. Por essa razão, preparamos este post sobre o assunto.

A seguir, vamos falar sobre os diferentes conceitos de fluxo de caixa, os benefícios de acompanhá-los e como fazer essa tarefa. Acompanhe!

O que é controle de fluxo de caixa?

O fluxo de caixa pode se referir a dois conceitos conexos, mas distintos. Em um sentido mais amplo, fluxo de caixa é o registro de toda a movimentação de dinheiro para dentro e fora de uma empresa, com o detalhamento de cada transação em um livro ou software. Em uma concepção mais estrita, é o saldo obtido pela diferença entre a soma das entradas e o somatório das saídas.

Desse modo, o fluxo de caixa representa a capacidade de uma empresa gerar valor em determinado período, seja um único dia, semanas, meses ou anos. Manter o crescimento constante do fluxo de caixa é uma medida de saúde financeira ou de sucesso das estratégias de vendas.

Não é só a avaliação quantitativa do saldo final do fluxo de caixa que importa, mas uma análise qualitativa também é essencial. Por essa razão, é imprescindível manter um controle completo com um registro detalhado de todas as transações. Dessa forma, é possível obter informações estratégicas sobre os riscos e a qualidade das entradas e saídas.

Por exemplo, caso uma empresa perceba que grande parte da sua receita em determinado período venha de operações a prazo, haverá um risco elevado de que a inadimplência acabe provocando um desequilíbrio financeiro.

Portanto, na demonstração de fluxo de caixa, devem constar as origens de cada movimentação em categorias, como vendas, investimentos, financiamentos, custos fixos, custos variáveis etc. Somente assim podemos avaliar indicadores como liquidez, flexibilidade e desempenho financeiro.

Qual é a importância de calcular o fluxo de caixa diariamente?

Manter um fluxo de caixa positivo indica que os ativos da empresa estão crescendo. Desse modo, há uma maior capacidade de realização de melhorias de infraestrutura, liquidação de dívidas, distribuição de dividendos, compra de novos equipamentos etc. Assim, as empresas também podem atrair novos investimentos e aumentar ainda mais sua força.

Uma sequência de fluxos de caixa positivos traz um superávit, o qual melhora a flexibilidade comercial. Assim, colhem-se vários benefícios, como resistência a crises, maior vantagem competitiva, possibilidade de aceitar riscos maiores etc.

O controle diário permite uma otimização da tomada de decisões. Por exemplo, caso o gestor perceba que, no dia anterior, o caixa fechou negativamente, ele poderá tomar medidas corretivas imediatamente, como lançar promoções ou reduzir as operações.

Quais as principais dificuldades enfrentadas nesse processo?

Em muitas empresas, principalmente no varejo, são realizadas milhares de transações todos os dias, como:

• venda de produtos;
• movimentação de estoque;
• recepção de mercadorias;
• compra de máquinas, equipamentos e insumos;
• pagamento de salários etc.

Ou seja, a entrada e saída de valores é constante. Desse modo, o faturamento manual dessas ações pode ser muito complicado e demorado. Para complicar, os gestores frequentemente precisam de dados atualizados em tempo real para melhorar seus processos de tomada de decisões.

Nesse sentido, somente um sistema de controle de caixa automatizado pode oferecer os resultados desejados. Assim, cada registro feito no caixa ou no back-office é instantaneamente integrado com as ferramentas de fluxo de caixa. Além disso, todos os dados estarão disponíveis nos painéis do software em tempo real.

Como fazer o controle do fluxo de caixa?

Como você deve ter percebido, fazer o controle do caixa não é uma tarefa tão simples quanto parece. Desse modo, sua empresa precisa ter um processo muito bem definido para que não haja erros e gargalos em nenhuma das etapas.

Tecnologia de ponta

A melhor forma de fazer um controle do fluxo de caixa é por meio de softwares com módulos integrados e automatizados. Dessa forma, não será preciso fazer o demorado registro em planilhas físicas ou digitais, que está sujeito a muitos erros.

Hoje em dia, há vários sistemas de gestão empresarial (ERP) e de automação comercial (SFA). Assim, você terá um conjunto de ferramentas completo para uma melhor visibilidade da situação financeira do seu negócio. Você poderá, por exemplo:

• categorizar e classificar as entradas e saídas;
• filtrá-las de acordo com as datas;
• produzir relatórios completos e atualizados;
• criar um painel com os dados estratégicos etc.

Muitos desses softwares se integram perfeitamente aos equipamentos utilizados no dia a dia do comércio, como leitores de código de barra, impressoras não fiscais, gavetas, balanças, entre outros.

Fluxos de trabalho bem definidos

No entanto, a tecnologia não resolve todos os problemas. É imprescindível contar com fluxos de trabalho bem organizados para que os funcionários saibam como e quando fazer os registros, quais dados devem constar neles, quando apresentar os resultados etc.

Pessoal bem capacitado

Por fim, não podemos deixar de falar do treinamento de pessoal. Eles precisam aprender a importância do controle do fluxo de caixa para não negligenciar nenhuma tarefa. Ademais, eles devem dominar todos os processos e as ferramentas digitais implementadas pelo negócio.

Como fazer uma previsão de fluxo de caixa?

A previsão do fluxo de caixa envolve a análise dos dados mais atuais e a realização de análises estatísticas. Assim, é possível projetar os cenários mais prováveis no futuro. Isso é importantíssimo para a tomada de decisões dos gestores. Por exemplo, caso haja uma projeção de saldo negativo nos próximos meses, será preciso frear alguns investimentos, cortar custos e implementar ações para incentivar o crescimento.

Felizmente, os melhores sistemas de automação já fazem relatórios preditivos sobre o caixa de forma automatizada. Todos os cálculos e estimativas são extremamente precisos e confiáveis. Assim, você poderá implementar uma gestão baseada em dados e otimizar ainda mais as suas estratégias corporativas.

Com todas essas dicas, você terá um processo de controle de fluxo de caixa muito mais aprimorado. Essa ação é essencial para o sucesso das suas estratégias. A tecnologia, aliada à capacitação de pessoal, é capaz de trazer resultados incríveis.

Quer obter mais informações importantes para o sucesso da sua empresa? Então, acesse nosso próximo post e entenda o que um bom software de varejo deve oferecer!