Controle financeiro da empresa: como um software pode ajudar?

O controle financeiro é uma atividade de grande importância dentro de qualquer empresa, independentemente do porte e do setor de atuação. Ele permite que você tenha uma visibilidade completa sobre o seu capital para tomar as melhores decisões.

Nos dias de hoje, é possível cumprir essa missão de forma muito mais simples — por meio do uso de softwares automatizados. Eles integram diversos módulos com funcionalidades para todos os setores de uma empresa, abrangendo toda a cadeia de suprimentos.

Quer entender melhor? Então, não deixe de acompanhar nosso post até o final!

Qual a importância de manter o controle financeiro do seu negócio?

Ter um bom controle financeiro das atividades da sua empresa é uma ação fundamental, especialmente em um cenário de crise. Assim, você poderá otimizar os seus resultados em qualquer tipo de cenário e enfrentar as dificuldades com muito mais sucesso.

Com a ajuda de um bom software, você vai automatizar muitas funções, ter visibilidade completa sobre seu negócio, fazer análises situacionais, entre outras tarefas.

Além disso, a ferramenta ajuda você a evitar prejuízos. Com um mapeamento de todos os seus recursos, você poderá alocá-los de forma otimizada e acompanhar os resultados. Assim, diversos problemas são evitados, como:

• compras desnecessárias de insumo;
• ações de vendas mal segmentadas;
• erros nos registros, entre outros.

Como um software especializado pode ajudar?

A tecnologia é uma aliada essencial para melhorar a qualidade da gestão financeira no varejo.

Projete os cenários possíveis

O primeiro passo para um bom controle financeiro é estar preparado para os mais diversos cenários, com riscos variados. A pandemia pelo novo coronavírus nos mostrou que mesmo as situações mais imprevisíveis podem ocorrer a qualquer momento. Há quatro ou cinco meses, quase nenhuma empresa estava se preparando para uma queda significativa da demanda ou da produção.

Desse modo, várias delas se encontraram sem um caixa adequado para lidar com a crise. Consequentemente, não tinham muita “gordura” para cortar diante de uma queda na receita. Assim, precisaram de injeção de liquidez por empréstimos bancários ou pela ajuda governamental.

No entanto, com isso, as empresas acabaram arcando com juros significativos e com a incerteza de conseguir se manter no mercado. Diante disso, a partir de agora, há uma conscientização sobre a necessidade de se preparar para os mais diversos cenários, como crises econômicas, problemas internos, pandemias, desastres naturais, mudanças bruscas na demanda, entre outros.

Os softwares podem ajudar você a identificar e documentar os riscos mais frequentes nas empresas e registrar planos de contingência para que todos os envolvidos saibam o seu papel. Além disso, a automação desses softwares reduz sua dependência da mão de obra humana durante as crises, que podem afetar a disponibilidade de profissionais.

Separe as contas

A separação precisa das contas da empresa é imprescindível para manter as finanças em dia. Você precisa ter controle do que deve ser usado para o pagamento das despesas, para a distribuição dos dividendos, capital de giro, reserva, entre outros.

Com essa organização, você garante fundos para enfrentar os períodos de crise. Um bom software vai ajudar você a monitorar as contas que criou, gerenciar melhor os custos fixos e variáveis, a acompanhar indicadores de segurança financeira, entre outras ações.

Negocie as condições de pagamento

A negociação com fornecedores é imprescindível tanto para os tempos de crise quanto de bonança. Afinal, essa atitude ajuda você a reduzir os custos produtivos da sua empresa e melhorar o seu fluxo de caixa. Com isso, você pode economizar dinheiro para reservas e investimentos.

Os sistemas de gestão podem ajudar nessa tarefa, pois permitem o cadastro de todos os fornecedores e o registro de todas as compras. A partir disso, você terá um panorama completo para barganhar melhores condições.

Mantenha o fluxo de caixa sob controle

Registrar e monitorar adequadamente as entradas e saídas de um negócio não é uma tarefa simples. Ela se torna mais difícil à medida que há crescimento do volume de operações diárias. Por essa razão, a automação do registro de operações passa a se tornar uma das ações que mais aumentam a eficiência do setor financeiro.

Com um software e equipamentos, como leitores de código de barras, a cada nota fiscal emitida ou venda registrada nos setores de pagamento, todos os módulos do financeiro são atualizados imediatamente, o que simplifica as rotinas.

Compare preços

A comparação de preços tem um impacto significativo para as empresas de varejo, pois uma diferença de apenas alguns centavos por item pode representar um ganho muito positivo em caixa. Desse modo, a pesquisa e a negociação de orçamentos se tornam um grande diferencial competitivo.

Nesse sentido, um sistema pode ajudar você a fazer, gerenciar e comparar diferentes cotações. Desse modo, há mais visibilidade durante o processo de tomada de decisões.

Monitore as operações bancárias

A conciliação bancária é uma das funcionalidades mais importantes para a gestão financeira das empresas de varejo. Geralmente, elas manipulam diversas contas, em diversas instituições. Além disso, os clientes utilizam cartões de crédito e de débitos variados.

Portanto, é essencial contar com um software que centralize todos os seus dados bancários e registre os diferentes tipos de pagamento de forma automatizada. Desse modo, você garante que todas as suas transações sejam registradas e levadas em conta no momento do cálculo do fluxo de caixa.

Integre com outros setores

Esse é o grande diferencial que um sistema de gestão empresarial (ERP) traz, pois permite que diversas funções de um negócio sejam executadas em um único software, com um banco de dados unificado. Com isso, há uma integração de todos os módulos, como:

• financeiro;
• logística e cadeia de suprimentos;
• contabilidade e escrituração fiscal;
• recursos humanos;
• marketing;
• vendas.

Consequentemente, se uma venda é registrada com código de barras em um caixa, automaticamente todas as demais ferramentas se sincronizam. É dada a baixa no caixa, registra-se a entrada em caixa e o pagamento, a escrituração fiscal é realizada, entre outras ações.

Com os sistemas da S&I Automação Comercial, você terá todas essas funcionalidades e muito mais. Nossa empresa também conta com todos os equipamentos necessários para que você tenha sucesso na sua estratégia virtual no varejo, permitindo um controle financeiro preciso e completo.

Quer saber mais sobre as funcionalidades oferecidas pelo software e como é o nosso processo de implementação da solução? Então, entre em contato com nossos consultores!