Gestão de custos: o guia completo sobre o assunto

O sucesso de uma empresa passa também pelo seu equilíbrio financeiro. Gestores têm a missão de garantir que as informações sobre tudo que sai do caixa da companhia estejam acessíveis, organizadas e distribuídas em planilhas e sistemas de controle. A gestão de custos é um trabalho essencial e que possibilita avanços que vão além da questão econômica.

Em sua rotina, empresas têm custos naturais de manutenção, de operação e também relacionados à gestão do negócio. Por mais que seja parte desse trabalho voltado a garantir a solidez e o funcionamento da companhia, é importante que esses valores sejam geridos de forma otimizada. Isso permite reduzir custos, aumentar as margens de lucro e desenvolver a empresa.

Neste conteúdo falaremos sobre a gestão de custos e de que maneira essa demanda é indispensável na realidade de uma companhia. Entenda a importância e saiba como fazer!

O que é a gestão de custos e como funciona?

A gestão de custos é um trabalho voltado para manter o equilíbrio e o rastreamento das informações, a fim de ter toda saída financeira sob total controle da gestão. Geralmente, há muitos fatores importantes que geram a necessidade de investimentos, enquanto outros são simplesmente custos essenciais ao funcionamento de uma atividade empresarial.

Esses custos devem ser sempre estudados não só em sua perspectiva financeira, mas também no entendimento geral de quanto é a soma deles e como eles impactam o orçamento. A gestão também deve ser voltada à busca da redução ao máximo dos fatores que implicam em saídas. Quanto menos custos a empresa tem, mais ela poderá ter suas finanças sólidas e equilibradas.

Esse é um trabalho baseado inteiramente em informação. Gestores precisam ter acesso aos relatórios financeiros regularmente, diante da necessidade de monitorar a maneira como a empresa tem investido e quais obrigações financeiras ela tem construído ao longo de meses e semestres. Só assim se torna possível propor reduções e adequações que se julgue necessárias.

Nesse aprofundamento em relação às informações de custos, é necessário também entender as diferentes origens dessas saídas de recursos e como elas se encaixam no ambiente empresarial. Por isso, há algumas categorias, que são:

• os custos fixos: são aqueles que estarão ali mensalmente e se pode saber o quanto vão gerar à empresa — por exemplo, aluguel de escritório e galpões, contas de internet, folha salarial, entre outros;
• os custos variáveis: esses são os que podem sofrer variações de acordo com as atividades da empresa no último mês, então não há uma previsibilidade exata sobre eles — alguns exemplos são as comissões de vendas, as manutenções emergenciais, custos necessários para cobrir perdas não planejadas, horas extras, acontecimentos externos imprevisíveis, entre outros.

Aos gestores, ter essa visão exata sobre as diferentes categorias de custos permite conseguir maior previsibilidade em relação às suas análises de projeções aos próximos períodos. Assim, ele pode se antecipar na avaliação de quanto, de forma geral, os custos têm impactado as finanças da empresa e sua capacidade de investir mais no seu próprio desenvolvimento.

Qual a sua importância?

A gestão de custos é um trabalho importante a curto, médio e longo prazo. Isso se dá porque é possível ter resultados já no mês seguinte quando se implementam as práticas de análise das informações, seguidas de ações diretas para reduzir esses custos.

Quando um gestor faz uma observação e um controle aprofundado em suas informações financeiras de saída de capital, ele não consegue somente economizar, mas também faturar melhor. Por isso, a seguir, entenda em alguns pontos importantes de que maneira a gestão de custos gera benefícios decisivos para o negócio.

Precificação correta de produtos ou serviços

Custos e preços estão totalmente ligados. Uma empresa, no momento de precificação, precisa considerar alguns fatores, como o custo da produção daquele produto, os custos envolvidos no processo, o quanto precisa faturar para manter a empresa e, por fim, a margem de lucro.

Essa análise pode ficar ainda mais precisa se o trabalho de gestão de custos é preciso. Com maior entendimento de quanto a empresa tem em obrigações financeiras no mês, fica mais clara a definição de um preço justo e que possibilite lucrar ainda mais.

A médio prazo, se o trabalho de análise de custos gera a redução dos mesmos, é também natural que a margem de lucro sobre produto ou serviço aumente. Assim, é sempre possível precificar de forma justa e projetando ganhos satisfatórios.

Redução de custos

Talvez o principal ponto da gestão de custos é justamente reduzi-los. Só é possível enxugar essas obrigações quando há um detalhamento e aprofundamento realmente concreto. Para isso, a análise de dados e o entendimento de relatórios financeiros são atividades obrigatórias.

Naturalmente, muitos desses custos não podem ser mudados. A empresa deve realizar essa análise sempre focando em um princípio fundamental: custo-benefício. A gestão adequada do dinheiro só é alcançada quando esses custos são enxugados ao máximo, mas sem perder qualidade de produção, infraestrutura adequada, mão de obra qualificada, entre outros pontos fundamentais.

Em contrapartida, é importante também analisar aqueles custos que estão pesando no orçamento mensal e questionar de que maneira isso pode ser reduzido. Nessa busca, é importante que gestores das áreas aos quais as saídas estão relacionadas e quem está à frente do financeiro sejam consultados.

Previsibilidade financeira

Um ganho muito importante é o aumento da previsibilidade financeira. Na gestão de uma empresa, ter maior precisão ao saber o quanto será o faturamento e os custos envolvidos no negócio é fundamental. Assim, é possível entender como os próximos períodos se apresentarão.

As informações gerenciadas nesse controle de custos mostram um horizonte mais concreto, em que os gestores conseguem ter uma ideia mais sólida sobre o que os espera. Isso possibilita se antecipar, realizando ações como promoções ou até mesmo reajuste nos preços cobrados.

Hoje, é praticamente impossível gerenciar um negócio sem a ajuda dos dados. Com soluções que ajudam a automatizar a coleta e o processamento desse conteúdo, fica mais fácil analisar as finanças da empresa e agir com precisão diante do cenário que se apresenta.

Investimentos em produção e infraestrutura

Um erro crucial que pode ser cometido por pequenas e médias empresas é apenas se preocupar com faturamento e margens de lucro. Por mais que isso seja fundamental ao empresário, o negócio só poderá se desenvolver e se tornar relevante se ele for capaz de investir em si próprio.

Nessa necessidade de direcionar capital à empresa, há duas necessidades principais: infraestrutura do negócio, seja internamente, seja em varejo, além da qualidade de produção, fabricação e prestação de serviço. Sem investir nessas frentes, a empresa vai estagnar.

Quando há uma gestão de custos otimizada, fica mais fácil entender quais são as margens de faturamento dedicadas ao investimento na própria empresa. Além disso, o trabalho de redução desses custos também permite que a organização invista sem deixar de lucrar o quanto deseja.

Como otimizar a gestão de custos?

Um bom trabalho de gestão de custos precisa ser otimizado para que seus resultados tragam o máximo de economia e de controle. As duas principais bases dessa prática devem ser prioridade, e elas só são exercidas quando a empresa está adequada a cada vez mais ter controle sobre informações financeiras, com foco nos custos.

Para isso, a tecnologia é o suporte fundamental necessário. A partir desse ponto, o trabalho se estende aos setores e colaboradores da companhia, no sentido de terem responsabilidade sobre os custos que cada departamento gera e como eles se desenvolvem ao longo do tempo.

Para que a gestão de custos seja um trabalho que funcione, alguns pontos de otimização precisam ser considerados. Veja a seguir quais são os principais e entenda por que eles são importantes.

Implemente a cultura de gestão de custos

Um trabalho bem executado depende muito mais do que um gestor realizando a análise dos custos e trabalhando nesse gerenciamento. Não se trata apenas de concentrar a prática em uma pessoa que ficará responsável dela, mas estender a ideia a toda a empresa, enraizando isso em sua cultura.

Quando a gestão de custos é tratada como parte da cultura da empresa, cada colaborador entende seu impacto na maneira como uma companhia lida com essas informações e como elas podem ajudar a enxugar custos. Por isso, é fundamental ampliar o alcance dessas práticas.

A gestão de custos deve ser parte dos valores da empresa e das práticas obrigatórias. Assim, cada setor fica responsável por exercer práticas voltadas para o rastreamento dos valores envolvidos em suas atividades e o trabalho ativo de redução, sempre que possível.

Monitore os custos por meio dos dados

Os softwares de varejo podem ajudar a ter uma percepção mais clara de como a empresa tem gerado e lidado com seus custos em determinados períodos. Completas, essas soluções são capazes de estruturar essas informações da melhor maneira e dar suporte a relatórios ricos.

Os dados são há algum tempo o maior ativo que as empresas podem ter, simplesmente porque é por meio deles que se possibilita uma análise de todas as atividades, inclusive das movimentações financeiras. Esse monitoramento pode ser feito continuamente, o que é ainda mais necessário.

Por meio dos resultados, é mais fácil propor adequações que tragam retornos rápidos em relação às finanças do negócio. Os dados são gerados a todo momento, diariamente. Assim, gestores têm um controle mais dinâmico sobre toda saída de capital.

Preze por relatórios financeiros separados por setor

Uma importante preocupação que se deve implementar na gestão de custos é a divisão de relatórios, que podem otimizar muito o trabalho se forem separados por setor. Cada área da empresa tem as suas necessidades específicas, o que faz com que elas gastem como precisar.

De uma percepção ampla, gestores precisam saber quais desses setores têm gerado mais custos, por qual motivo isso acontece e de que maneira o dinheiro é gasto. Assim, o trabalho de gestão enriquece a nível de detalhamento de informações, o que é essencial para os resultados.

A partir disso, também é possível propor soluções e reduções mais adequadas e direcionadas a cada setor, entendendo também o que origina cada uma dessas saídas. O trabalho se torna ainda mais estratégico, com decisões embasadas e que considerem a realidade de cada área da empresa.

Proponha reduções que façam sentido

É parte do trabalho de gestão de custos propor reduções que possam otimizar as finanças do negócio. Sem poder fugir disso, no entanto, essas propostas não podem ser baseadas somente na busca por ter menos saída de dinheiro. Se torna fundamental realizar uma análise precisa e responsável.

Qualquer redução que seja estudada não pode gerar o mínimo impacto para a empresa, de modo que ela seja prejudicada a nível de qualidade de produção ou prestação de serviço. Além disso, enxugar custos também precisa ser uma tarefa estratégica, pensando sempre nos benefícios gerados, como no aumento das margens de lucro e na possibilidade de investir mais no negócio.

As reduções devem ser estudadas em conjunto com todos os setores. Essa é a melhor forma de não prejudicar nenhuma área importante da empresa, cortando recursos que são importantes para o bom funcionamento geral do negócio.

Como ter um bom controle financeiro?

A gestão de custos é parte de uma necessidade muito maior da empresa. Mais do que gerenciar o que sai, o controle das finanças de maneira ampla é tão importante quanto. Nesse sentido, se trata de ter as informações devidamente registradas em softwares que gerem uma percepção ampla sobre a situação econômica do negócio, não focando apenas no que sai do caixa.

O controle financeiro permite planejar e gerar as expectativas em relação ao que a empresa pretende faturar, o que envolve também a definição de orçamento. Com esse detalhamento, é possível ter um controle mais dedicado a longo prazo, focando em respeitar essas definições e ter um acompanhamento continuado sobre as finanças do negócio.

A seguir, confira algumas dicas precisas de como ter um bom controle financeiro para tornar o negócio mais sustentável a longo prazo.

Realize um planejamento financeiro amplo

Todo trabalho de controle financeiro só pode ser realizado com competência se, antes de tudo, houve um planejamento. No início de cada período, seja um ano, seja um trimestre, os gestores devem definir quais são os objetivos financeiros da instituição e como eles serão atingidos.

Isso é o que vai determinar, por exemplo, o faturamento pretendido para cada mês, direcionando o negócio a buscar alcançar esses números durante esse período. Além disso, é necessário também definir como os custos vão impactar a empresa, uma vez que eles influenciam nos lucros.

Todo planejamento, no entanto, precisa ser realista, o que pode dificultar para algumas empresas. A perspectiva deve ser feita com análise nos investimentos feitos e nos resultados anteriores. Agora, se tudo mudar para melhor, o planejamento pode ser refeito a qualquer momento, visando maior faturamento e, consequentemente, permitindo mais custos.

Defina e conheça os custos da empresa

Nesse planejamento, é importante definir todos os custos que a empresa tem, sejam os fixos, sejam os variáveis. Isso é necessário porque são esses valores que vão impactar o faturamento, o que é natural, mas, se não são mensurados, a empresa trabalha com uma expectativa errada de lucro.

Nessa definição, quanto maior for o rigor, melhor. Cada centavo gasto, não importa qual seja sua origem, precisa ser computado para o controle da empresa. A partir disso, a análise da gestão de custos se desenvolve de maneira mais concreta, com a riqueza de informações necessária.

Para facilitar, os custos precisam ser divididos entre fixos e variáveis também nesse controle que é feito. Assim, há uma facilidade maior também em determinar quais serão mais facilmente enxugados e quais, ao menos por hora, não podem ser modificados.

Estabeleça um orçamento

O orçamento é um mecanismo básico do controle de finanças e de planejamento. Ele é simplesmente essencial a qualquer empresa, não importa o tamanho e o volume de gastos. Com um orçamento bem executado é possível ter uma previsão certeira, uma visão antecipada que pode até mesmo ser aplicada na prevenção de perdas e redução de impactos financeiros.

Uma empresa com sua situação econômica equilibrada tem entre suas práticas a manutenção de um orçamento detalhado, seguro e, principalmente, atualizado. Para isso, é necessário definir com precisão quais são os custos do negócio e o quanto eles vão impactar o faturamento.

A principal entrega em valor de um orçamento é justamente ajudar a entender como o faturamento se sobrepôs aos custos, chegando assim ao lucro que a empresa obteve. Esse orçamento também deve prever valores para investimentos e a manutenção do capital de giro.

Analise o fluxo de caixa do negócio

Para um nível maior de detalhamento das finanças, é importante analisar o fluxo de caixa com maior atenção e, preferencialmente, dentro de um período que faça mais sentido ao negócio. Empresas de menor porte, com menor movimentação financeira, podem fazê-lo semanalmente.

As companhias grandes, com uma movimentação muito maior, podem realizar esse trabalho em espaçamentos maiores. Isso porque pode ser pouco viável reduzir o tempo de intervalo, já que nesses períodos há muito dinheiro saindo e entrando, o que poderia reduzir bastante a precisão de cada análise feita.

O que é mais importante nessa etapa é ter um sistema automatizado que permita detectar cada entrada e saída com maior precisão. Trabalhos manuais nesse sentido estão mais propensos a erros, o que pode gerar uma previsão financeira distante da realidade.

Quais são os erros mais comuns na gestão de custos e como evitá-los?

Um trabalho eficaz deve prezar pela redução de erros ao máximo. Alguns gestores podem cometê-los, caso não entendam antecipadamente o máximo que precisam sobre como desenvolver a gestão de custos de maneira precisa e que realmente seja possível trazer bons resultados ao negócio. Veja quais são os erros mais comuns nesse processo e entenda como evitá-los.

Não focar na redução de custos

Manter o bom controle das informações e realizar a análise para entender a origem dos custos e o impacto que eles causam na empresa são parte de um processo que envolve mais uma etapa crucial: a busca ativa pela redução desses gastos. Sem isso, é como se a empresa conseguisse ter uma visão ampla, detectasse o que deseja, mas simplesmente não agisse para corrigir.

A redução de custos não é algo pontual que deve ser proposto quando a empresa está apenas lucrando pouco, mas sim uma prática contínua. Por isso, o gestor deve identificar o que gera mais impacto na empresa, mas sempre focando em custo-benefício. Só assim é possível gerar economia, porém, sem prejudicar o funcionamento da empresa e a sua produção.

Não definir continuidade ao trabalho

A gestão de custos é um trabalho que só é útil em um cenário de continuidade. Não é possível conseguir resultados realmente benéficos e concretos se, em algum momento, essa atividade é deixada de lado ou a análise de informações diminui. Com a dinâmica dos negócios atuais e a possibilidade de checar dados de forma contínua, o trabalho não pode parar nunca.

Do contrário, não haverá o equilíbrio financeiro buscado, uma vez que, em algum momento, essa prática foi flexibilizada. Por isso, gestores precisam definir rotinas de análise de relatórios, marcar reunião com setores e continuar com essas práticas a longo prazo. É por isso que, como você já viu neste conteúdo, a gestão de custos deve ser enraizada na cultura da empresa.

Qual a relevância da automação em um negócio?

Com o trabalho de gestão de custos sendo baseado em informações, é fácil entender que essas percepções são possibilitadas por meio dos dados que o negócio gera diariamente, a nível de finanças. No entanto, só é possível acessar esses dados e organizá-los para a análise com a ajuda de uma solução automatizada à disposição da empresa.

Esses softwares são fundamentais para tornar o negócio muito mais transparente para quem o gerencia, facilitando o acesso à informação de maneira prática. Além disso, se tratando das demandas financeiras, a movimentação constante de entrada e saída de dinheiro poderia causar dificuldades na análise, caso o software utilizado não fosse totalmente automatizado.

Esse tipo de solução reduz ao máximo as tarefas manuais, gerando um fluxo de informação automático, simplificado e que melhora a previsibilidade financeira do negócio. A partir disso, fica mais fácil perceber como a automação ajuda na produtividade, na previsibilidade, na organização financeira e na redução de erros que podem complicar a situação econômica da empresa.

A gestão de custos é, sem dúvidas, uma das demandas que mais podem ajudar uma empresa a ser cada vez mais sustentável, capaz de se desenvolver e, principalmente, lucrativa. Com as práticas e dicas vistas ao longo deste conteúdo é possível começar um trabalho de qualidade nesse sentido.

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