Gestão de estoque: tudo o que você precisa saber sobre os métodos
Uma operação logística qualificada depende de alguns fatores, entre os principais, dinamismo, organização e boa comunicação. Para alcançar um padrão que englobe essas e outras características, é necessário trabalhar a gestão de estoque da empresa.
Hoje, não há dúvidas de que consumidores esperam muito mais do que bons preços, e a logística tem papel importante nesse cenário. Mais do que simplesmente oferecer a melhor experiência de compra ao cliente, as empresas também precisam otimizar seus resultados. Redução de curtos, menor perda de produtos e maior organização no estoque fazem toda diferença.
Esse trabalho é composto por alguns métodos que oferecem diferentes resultados, sempre baseados em conceitos sólidos. Por meio deles, aliados à tecnologia, é possível ter uma operação bem gerida e com bons resultados.
A partir disso, neste post, abordaremos profundamente a gestão de estoque, mostrando como ela funciona, a sua importância, os principais métodos utilizados, entre outras das principais dúvidas relacionadas a esse tema. Acompanhe!
O que é gestão de estoque?
A gestão de estoque é o trabalho voltado para a organização dos produtos e insumos disponíveis que a empresa tem, visando otimizar a operação logística. Não basta, nesse processo, apenas catalogá-los e definir onde eles estão dentro do armazém ou depósito. O trabalho se estende a obter o dinamismo necessário para que, no dia a dia, a operação funcione com maior fluidez.
Esse aumento do controle e na qualidade ao lidar com seus ativos representa também a redução de erros gerados pela falta de rastreabilidade no estoque. Muitas empresas sofrem por não saberem o volume de cada produto, o que pode gerar confusões, como a venda de algo que ela não tem, especialmente em e-commerces. Por isso, catalogar e automatizar a contabilização dessas unidades é fundamental, sendo parte desse trabalho de gestão de estoque.
Como funciona a gestão de estoque?
A gestão de estoque é um trabalho composto por diversas práticas, geralmente formadas em uma linha do tempo. Da chegada até a saída, cada produto precisa passar por etapas fundamentais, começando pelo seu registro e, naturalmente, concluindo em sua baixa, quando ele deixa o estoque.
Nesse tempo, ele também precisa ser organizado dentro do ambiente onde estará estocado, justamente o que facilita a operação. Gestores precisam se preocupar não só com o cadastro desses itens, mas também em estruturar uma comunicação adequada entre etapas do trabalho logístico. A cadeia de suprimentos é composta por etapas e todas elas devem estar integradas.
A seguir, entenda em alguns pontos como a gestão de estoque funciona, de que maneira ela deve ser executada e quais são os principais pilares desse trabalho.
Registro e categorização dos produtos
Pensando na linha do tempo de chegada de um produto, o primeiro passo é o registro dos volumes quando eles acessam o estoque. Para isso, é necessário computar as unidades, o nome do ativo e outros detalhes que ajudem em cadastros mais detalhados. Para facilitar o processo, leitores de códigos de barras podem ajudar a realizar essa identificação com maior agilidade e precisão.
Esse registro precisa ser feito em sistemas que vão salvar as informações e torná-las acessíveis tanto ao controle e estoque quanto ao varejo. A integração é o que permite que na loja haja a noção exata de quantas unidades de cada produto estão disponíveis. Isso evita vendas equivocadas, sem que haja disponibilidade do item, além de manter o controle do estoque preciso.
Atualização de estoques
Estoques atualizados também são parte desse trabalho básico da gestão, garantindo que toda a equipe de trabalho tenha controle sobre os volumes. Isso inclui não só os trabalhadores da logística, mas também quem atua no atendimento, e-commerce e no varejo físico. É também parte das obrigações de cada um dos colaboradores garantir que essa atualização seja realizada.
O trabalho manual não é o mais recomendado, uma vez que ele está totalmente passível de erros e falhas. O ideal é que haja um sistema automatizado no suporte, garantindo que a cada venda o estoque seja atualizado com baixas, assim como sejam feitos novos registros quando as compras chegarem. Por isso, gestores precisam implementar práticas e ferramentas que garantam essa atualização.
Controle de perecibilidade
Outro ponto importante que impacta alguns varejistas e distribuidores específicos é a perecibilidade de produtos. Muitos deles se tornam inapropriados para o uso dentro da sua data de validade, o que demanda uma organização especial no armazenamento. Assim, a gestão de estoque deve prezar para que eles sejam vendidos e distribuídos dentro do tempo certo.
A melhor maneira de fazer isso é organizar os produtos na armazenagem por ordem de perecibilidade. Os que estão mais próximos do vencimento devem estar mais acessíveis, de modo que eles sejam usados antes. Esse trabalho garante que eles cheguem primeiro nas prateleiras do varejo, sendo vendidos a tempo e dentro das exigências de uso. Isso evita as famosas perdas de estoque.
Separação por categoria
Outra importante base da gestão de estoque é a separação dos produtos por categoria. A agilidade é um requisito fundamental em qualquer operação e, para que ela seja alcançada, um trabalho organizado é necessário. Quando um grande volume de itens está devidamente categorizado, se torna mais fácil encontrá-los dentro de estoques, independentemente se são grandes e cheios.
A separação por categorias também faz parte dos parâmetros fundamentais de preservação dos produtos do estoque. Essa prática é uma forma segura de evitar problemas como a contaminação de algum item, além da possibilidade de avarias e danos gerados. Por exemplo, caixas empilhadas podem danificar determinado item, caso algo excessivamente pesado esteja sobre ele.
Integração entre setores da cadeia
Gestão de estoque também é sobre comunicação eficiente dentro da cadeia de suprimentos. Cada uma dessas etapas do trabalho tem impacto na subsequente, então é necessário que elas tenham canais práticos de comunicação. A integração é o que garante que, quando uma demanda é concluída, os responsáveis pelo próximo passo consigam identificar essa mudança de status.
Para isso, dispensar métodos pouco ágeis e manuais se torna fundamental. Até mesmo o e-mail gera tempo para ser escrito e enviado e, por ser manual, ainda está passível de erros. Nesse caso, os sistemas de gestão de estoque são automatizados e garantem esses registros de conclusão de etapas, gerando alertas para todos os envolvidos. Assim, todos checam as informações ao mesmo tempo.
Qual é a importância da gestão de estoque?
O trabalho de gestão de estoque pode ser decisivo nos resultados de uma empresa, desde que sua importância seja compreendida. Só assim é possível preservar produtos, otimizar a logística e ainda melhorar também a gestão de processos no varejo.
Lojas são diretamente impactadas pela forma como os estoques são cuidados, já que elas dependem diretamente dos produtos estocados. Para as companhias, um trabalho eficaz gera economia de custos, agilidade na operação logística e resultados positivos à empresa.
A seguir, entenda melhor qual é a importância da gestão de estoque em suas diferentes perspectivas e quais benefícios esse trabalho gera a longo prazo.
Reduz perdas e desperdícios
Um trabalho de prevenção de perdas, como você viu, passa por controlar os prazos de validade e também manter a integridade dos produtos. No entanto, apesar de essas serem as perspectivas mais óbvias, há empresas que simplesmente não conseguem encontrar seus itens no estoque.
Grandes corporações têm sérios problemas com organização quando não implementam uma gestão de estoque eficaz, apoiada em tecnologia e métodos eficazes. Isso pode gerar uma falha na dinâmica logística, junto a problemas no momento de encontrar itens no espaço de armazenamento.
Nesse cenário, há duas dificuldades geradas: a perecibilidade por conta do tempo em excesso armazenado, além de simples perda do produto em meio a todo volume.
Diminui os custos
A redução de custos é uma das bases da gestão de estoque. É sempre importante pensar de que maneira a operação, de forma geral, impacta as finanças da empresa. Um estoque muito grande, mas pouco organizado, pode ter um custo operacional alto.
A gestão organizada permite deixar esses locais mais enxutos, com menos perdas, proporcionando o melhor uso dos recursos financeiros. Além disso, o controle de novos pedidos de compra pode ser feito com precisão — isso quando há um controle de volume de estoque preciso.
Otimiza o processo logístico
Processos logísticos são compostos de diversas etapas essenciais, desde a compra, até a organização no estoque, categorização, separação, envio ou organização nas prateleiras. Para que tudo isso funcione bem, o trabalho no estoque deve ser o melhor possível.
Uma gestão de ponta é composta por um alto nível de informações, o que resulta em equipes de trabalho prontas para executar suas demandas assim que é o momento. Por mais que o processo tenha muitas etapas, com mais informação ele se torna mais dinâmico e com menor incidência de erros.
Como resultado, saem ganhando a empresa, com um varejo sempre abastecido, e os consumidores, que nunca verão seus produtos em falta ou irão se deparar com atrasos na entrega.
Organiza melhor as compras
A gestão de estoque também contempla a etapa de compras. A equipe logística precisa garantir novos pedidos de matéria-prima, insumos de operação e, principalmente, dos produtos a serem vendidos no varejo. Para isso, é preciso ter organização, o que permite dinamizar o tempo em que essas compras são feitas.
Quem cuida dessa etapa do trabalho precisa se manter atento ao volume de produtos e à sua redução, garantindo que novos pedidos sejam feitos no tempo certo. Essa precisão evita acúmulo de volume nos estoques, além de garantir a gestão de recursos financeiros, ou seja, não gerar custos fora de hora no capital de giro.
Quais são os principais métodos de gestão de estoque?
Para reduzir custos, agilizar a operação e evitar perdas desconhecidas, os métodos de gestão de estoque são conceitos que funcionam muito bem na prática. Empresas costumam escolher um desses para manter a administração dos volumes e a operação logística devidamente eficazes.
Não há uma regra em qual usar, já que cada um deles se executa de diferentes formas. Por isso, a seguir, conheça os principais métodos, como eles funcionam e entenda qual é a base de cada um.
Open to Buy
O modelo Open To Buy foca na estratégia de compras que aquela empresa vai adotar, garantindo que ela seja sustentável, especialmente pelo ponto de vista financeiro. Para isso, o controle dos dados de saída de produtos precisa estar alinhado à previsão de vendas daquele varejo.
Assim, é possível realizar um planejamento em que os estoques estejam abastecidos sempre de acordo com o volume de vendas. O entendimento é fácil: se um produto vende pouco, seu reabastecimento deve ser proporcional, assim como os líderes de venda precisam de um volume de compras compatível. A ideia é gerenciar bem o capital de giro e garantir o abastecimento preciso.
Make to Stock
O Make to Stock também contempla o planejamento a partir da previsão de vendas — assim, a ideia é ter uma perspectiva do volume de saída de determinado produto. A aplicação é ainda mais simples: o contato com fornecedores é estabelecido de forma que eles só produzam para a compra o volume compatível com a procura que há nesse varejista.
Esse é um método especialmente aplicado em casos nos quais as empresas têm contato direto com fornecedores que possam trabalhar sob demanda. Para os varejistas, isso garante ter um estoque enxuto, com um custo compatível ao volume de vendas, realizando novos pedidos somente diante desse planejamento.
Make to Availability
Esse é o método que na sua tradução literal significa produção para disponibilidade. Ele é diferente do Make To Stock, já que preza por urgência nos pedidos, e não pela compra a partir de um planejamento feito em previsão de vendas.
A ideia é trabalhar com fornecedores que consigam entregar a tempo o volume solicitado, toda vez que for necessário. Esse método surgiu quase como uma resposta aos novos hábitos de consumo, muito motivados por essa sensação de urgência em relação a lançamentos e itens que geram maior valor agregado.
Entre as vantagens do Make To Availability estão o menor custo de aquisição e um mix amplo de produtos.
PEPS, UEPS e Custo Médio
Esses métodos são voltados para a gestão do estoque em si, ou seja, daquilo que a empresa tem em seus armazéns. O conceito desses métodos é garantir a preservação do material, a manutenção de seu valor e a precificação eficaz deles.
PEPS é a sigla para “Primeiro que Entra, Primeiro que Sai”. O método garante que os produtos se mantenham o menor tempo possível em estoque, gerando um sistema de preservação contra as perdas e a perecibilidade. Assim, de acordo com a ordem cronológica, os volumes que chegaram primeiro devem ser distribuídos e vendidos antes dos que chegaram depois.
UEPS é a sigla para “Último que entra, Primeiro que Sai”. A ideia por trás do método é direcionar a precificação do produto se baseando pelo preço do último lote recebido, além de priorizar que os mais recentes produtos sejam vendidos antes.
Já o Custo Médio é o método que mensura o valor do estoque que a empresa tem em determinado momento. Essa média é resultado da soma dos volumes, mesmo que tenham tido preços diferentes ao serem comprados, divididos pelo volume total adquirido. Assim, a empresa consegue saber qual é o custo médio de cada unidade dos seus produtos, para precificar corretamente.
Curva ABC
A Curva ABC é um método voltado para definir os níveis de importância de cada produto que há no estoque. Para isso, são considerados três fatores principais: giro, faturamento e lucratividade. Assim, são criadas as categorias A, B e C, que significam, respectivamente:
- produtos de maior valor, em que o controle e a organização demandam maior atenção, já que são valiosos — o giro deles é mediano, mas trazem muito lucro e faturamento;
- produtos de valor intermediário, o que permite maior flexibilização no controle e organização deles no estoque — eles estão em maior número e resultam em uma relação de custo-benefício boa, o que demanda um trabalho extra no estoque;
- produtos de menor valor entre as três categorias, ou seja, não é necessário implementar tantos esforços na organização — o estoque não precisa estar cheio deles, já que a ideia é tê-los apenas para não deixar de atender clientes que, eventualmente, estão em busca.
Como escolher o melhor método?
A escolha dos métodos depende da análise de vários fatores, entre eles o nível de operação logística da empresa, o que está ligado ao tamanho do varejo que se alimenta desses produtos. O ideal é combinar os métodos relacionados à organização de saída aos que estão voltados para a precificação e identificação do valor dos volumes.
O cenário ideal exige que a gestão de estoque preze pelo dinamismo da operação, mas garantindo também que os produtos saiam no tempo certo dos armazéns. Além disso, a precificação deve ser correta, garantindo o faturamento e o lucro da empresa em questão.
Cada organização precisa avaliar o tamanho da sua operação e perceber quais dificuldades têm enfrentado, seja na organização do estoque, no cálculo do valor e no dinamismo de entrada e saída. Assim, a escolha pelo método mais adequado será mais precisa, atendendo diretamente às necessidades que esse negócio tem.
Como melhorar a gestão de estoque?
Melhorar a gestão de estoque é sempre um objetivo em comum a todo profissional que está à frente dessas operações. Por mais que pareça um trabalho árduo, se trata muito mais da escolha dos métodos e das ferramentas ideais. Naturalmente, as mudanças dependem de tempo e de integração às metodologias, mas não se trata de algo tão difícil de ser alcançado.
O ponto de partida fundamental deve ser a escolha do método de gestão mais adequado, sejam eles combinados ou únicos. Assim, sua empresa não estará somente pronta para atender às demandas do mercado, mas também fará um controle maior dos seus recursos. A redução de perdas e a garantia de venda de todos os volumes fazem toda diferença no faturamento e nos lucros.
Agora, para executar todo esse trabalho de registro dos produtos, controle de entrada e saída, atualização do inventário e outras etapas fundamentais, é importante recorrer à tecnologia. Somente as ferramentas mais modernas permitem ter um controle amplo não só do estoque, mas da operação logística que impacta na variação do nível de produtos e demanda novas compras.
Quais são as principais tecnologias na gestão de estoque?
Hoje, a principal tecnologia que permite otimizar resultados e melhorar a gestão de estoque são os softwares de gestão voltados para varejistas. Eles são projetados para contemplar todas as necessidades cotidianas que estão relacionadas a esse tipo de negócio, com foco também no estoque.
Os softwares têm módulos exclusivos que dão suporte ao controle e organização do setor, garantindo boa comunicação e rastreabilidade nos produtos estocados. O principal detalhe desses softwares são o fato de serem automatizados, ou seja, eles reduzem o trabalho manual e são capazes, por exemplo, de contabilizar cada baixa e entrada no estoque sem processos longos e passíveis de falhas.
As tecnologias de gestão de estoque aumentam a precisão nas informações controladas e permitem que gestores tenham dados precisos sobre os produtos que a empresa tem. O varejo tende a crescer muito, já que será capaz de garantir o nível adequado de produtos estocados, sempre atendendo às exigências do mercado.
Como escolher um software de gestão?
Um software de gestão de estoque precisa ser escolhido a partir de algumas bases sólidas de análise. Há boas ofertas no mercado, mas o que mais importa é se realmente a escolha faz sentido para o negócio ao qual essa solução atenderá. Por isso, analise alguns requisitos importantes, como:
- se a empresa é avaliada positivamente por clientes;
- se a solução em questão é adequada ao seu negócio;
- se as principais demandas que sua gestão tem poderão ser atendidas;
- se a empresa presta um nível de suporte adequado;
- se a relação custo-benefício da contratação do software é adequada à sua empresa.
Entre os principais fornecedores do mercado, a S&I Automação se destaca no suporte a varejistas que querem, além de administrar seus negócios com base em tecnologia automatizada de ponta, também desejam ter uma gestão de estoque eficaz. Nesse caminho, a empresa oferece, entre seus softwares, as opções:
Como pudemos ver, a gestão de estoque é uma demanda fundamental para que varejistas e empresas, em geral, consigam manter seus negócios funcionando bem. Um trabalho executado com qualidade garante competitividade no mercado, boa relação com os consumidores e um faturamento de ponta.
Para atingir esses objetivos, a tecnologia é essencial. Os softwares de gestão de estoque e de varejo são indispensáveis. Quer saber como a S&I Automação pode ajudar a sua empresa? Então entre em contato conosco agora mesmo e descubra!
