Guia completo da gestão tributária no varejo

Impostos, taxas e outras obrigações fiscais são comuns à qualquer empresa, independentemente do tamanho. Naturalmente, de acordo com o faturamento do negócio, há níveis maiores de complexidade no trabalho de gestão tributária. Por isso, é sempre importante ter atenção a todas as obrigações que a empresa tem. Isso garante segurança e regularidade jurídica nas atividades.

Um trabalho inadequado, muitas vezes gerado pela falta de conhecimento quanto às obrigações tributárias, pode gerar problemas à companhia. É importante ter o controle rigoroso dos documentos fiscais e garantir que todas as operações sejam devidamente registradas. Esse é o ponto de partida para ter equilíbrio com a carga tributária e mantê-la em dia.

Diante da importância desse assunto, este conteúdo se aprofundará mais sobre o que é a gestão tributária e qual é a sua relevância para uma empresa. Entenda como colocá-la em prática!

O que é gestão tributária?

Muito se reclama sobre o fato de o Brasil ser um país que impõe um grande volume de taxas às empresas, ainda que haja programas de redução para novos empreendedores. O fato é que elas realmente existem e, em algumas categorias de negócios, como o varejo, incidem de maneira ainda mais complexa e recorrente.

Diante disso, a necessidade inicial é perceber que a gestão tributária é fundamental não só para a sobrevivência do negócio, mas também para garantir que a empresa se mantenha judicialmente regular. O trabalho de gestão tributária consiste no controle de todas as obrigações que uma companhia tem quanto ao pagamento de seus tributos.

As atividades desse negócio vão gerar obrigatoriedades com impostos, contribuições municipais e federais, além das taxas relacionadas ao seu segmento. A obrigação dessa empresa é conhecer cada uma dessas suas obrigações e garantir que elas sejam devidamente cumpridas, sempre respeitando a legislação tributária, que é complexa, mas rigorosa no país.

Gestão do que é pago

O trabalho de gestão tributária deve começar pela escolha adequada do regime tributário no qual a empresa será enquadrada. Essa decisão é extremamente relevante, já que a ideia nesse aspecto é garantir que o negócio pague menos impostos e taxas e, principalmente, em valores que sejam totalmente possíveis, considerando o seu faturamento.

Empresas de médio porte, por exemplo, nunca pagarão o mesmo volume de tributos do que uma gigante multinacional. Isso seria, além de injusto, perigoso para a manutenção da saúde financeira e até mesmo da continuidade das atividades da companhia. Desde o início, tributos são uma forma de recolher capital, mas também de garantir a sustentabilidade financeira e administrativa dos negócios.

Assim como qualquer pessoa física, as empresas também podem aproveitar o pagamento de tributos para conseguir benefícios fiscais. No entanto, isso também depende de uma gestão tributária otimizada e conduzida com um alto nível de detalhamento e, principalmente, com amplo conhecimento sobre o tema.

Garantia de regularidade jurídica

Um dos pontos que mais preocupam gestores é a segurança jurídica que está relacionada ao pagamento dos tributos devidos às empresas. Estar em situação regular depende do cumprimento das obrigações fiscais estabelecidas para aquela empresa, de acordo com o regime tributário em que ela se enquadrou. Por isso, a escolha do formato de pagamento de impostos é fundamental!

Para se manter em dia com a justiça não basta pagar apenas aquilo que se tem conhecimento como obrigação. É fundamental ter profundo conhecimento dos compromissos tributários da empresa, o que depende também da administração otimizada de toda a documentação fiscal. As atividades da companhia e seu faturamento é o que vão definir os volumes de tributos e impostos.

Quais são os sinais de uma má gestão tributária?

É comum que algumas empresas consigam conduzir suas atividades mesmo com uma gestão tributária confusa e pouco competente. Por mais que pareça impossível, os erros geram prejuízos, cobranças das quais não se tem conhecimento, mas ainda assim alguns negócios sobrevivem.

No entanto, a longo prazo, essas empresas tendem a não ter continuidade em sua operação, uma vez que isso é impossível sem a devida gestão dos tributos e das obrigações fiscais. Quando esse trabalho não é bem feito, alguns sinais claros são emitidos, e é preciso estar atento a eles.

A seguir, entenda alguns dos principais problemas que uma empresa pode enfrentar quando sua gestão tributária não é conduzida com excelência!

Dúvidas sobre o regime tributário

Tudo começa pela escolha do regime tributário. Se você erra, certamente a empresa terá um excesso de cobranças e será obrigada a pagar altas taxas que, em determinado momento, podem se tornar inviáveis. A escolha do tipo de tributação passa pela capacidade de faturamento que a empresa pode ter e, diante disso, ela escolhe um dos regimes de enquadramento:

• Simples Nacional — micro e pequenas empresas que não faturem mais do que R$ 4,8 milhões anuais. A alíquota varia de 4 a 22,45%, com o recolhimento feito em uma só guia;
• Lucro Presumido — voltado às companhias que faturam até R$ 78 milhões anuais. A cobrança de Imposto de Renda e CSLL é feita sobre uma margem já estabelecida, independentemente do lucro. PIS e COFINS incidem sobre a receita bruta;
• Lucro Real — para empresas que faturam mais do que R$ 78 milhões. Nesse caso, Imposto de Renda e CSLL incidem sobre o lucro que a empresa obteve no período.

Ausência do código de produto à venda

Varejistas precisam ter atenção extra com um importante registro, a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM). Esse código é o identificador que um produto deve ter enquanto circula pelo país, já que por meio dele há a identificação de quais são os impostos a serem pagos. Os órgãos de regulamentação que tiverem contato com esse produto precisam identificar o NCM.

Um problema que geralmente acontece é o erro na hora de classificar o produto com o código NCM correto. Nesses casos, o que pode ocorrer é o pagamento de mais impostos do que deveria, algo gerado por uma falha pequena, mas que resulta em maiores custos.

Intimações constantes

É parte da rotina tributária de uma empresa enviar informações relacionadas ao seu faturamento e às atividades comerciais que ela teve em determinados períodos. Quando esses dados estão incorretos, automaticamente a empresa receberá intimações dos órgãos reguladores. Esses comunicados solicitam correções e alertam para a continuidade dos erros e possíveis multas.

Pensando na administração e no cotidiano de quem faz o trabalho de gestão tributária, quando os comunicados e intimações são recorrentes, claramente há problemas no trabalho que é feito. Esse é um sinal de que é preciso repensar a organização das atividades do setor, algo que depende de gente capacitada e de tecnologia de apoio.

Falta de organização com documentos fiscais

Os documentos fiscais são parte crucial da organização de uma empresa no aspecto tributário. Ao declarar seus impostos após o ano de atividade, as informações que o Fisco precisa estão reunidas em alguns registros, como as notas fiscais emitidas ao longo do ano, registros internos de contabilidade e o e-Social. Por isso, ter tudo acessível é indispensável à rotina administrativa.

Quando há dificuldade em ter esses documentos à mão, certamente ocorreu falha de organização em algum momento. O melhor a se fazer é digitalizar todos os registros e mantê-los devidamente compilados em locais seguros, como na nuvem. As vendas no varejo geram muitas informações e, sem um registro digital e online, fica difícil ter tudo acessível quando necessário.

Acúmulos de dívidas fiscais

O não pagamento adequado dos tributos e dos impostos pode render problemas diretos e financeiros, gerando dívidas por conta da dificuldade em pagar esses valores. Quando se pensa em gestão tributária competente, naturalmente se imagina que o trabalho é orientar a empresa com suas obrigações e prepará-las para cumprir com cada centavo obrigatório.

No entanto, um trabalho pouco competente resulta em desorganização e muitas vezes é baseado em falta de conhecimento, o que pode gerar, por exemplo, um enquadramento em um regime inadequado. Nesses casos, é muito comum que a empresa seja obrigada a pagar valores com os quais ela não tem capacidade de arcar, gerando dívidas que se acumulam e prejudicam o negócio.

Quais são os riscos de uma má gestão tributária?

O trabalho de gestão tributária está diretamente ligado à sustentabilidade financeira de uma empresa. A relevância é grande e, se não for entendida assim, problemas surgirão enquanto não houver um enquadramento adequado às atividades fiscais que todo negócio precisa respeitar.

A falta de organização dessas demandas pode gerar o pagamento contínuo de impostos em excesso, a atuação inadequada por falta de conhecimento das normas e a falta de recolhimento de impostos. Esse conjunto de falhas pode terminar com sanções judiciais e o fechamento da empresa.

Os riscos de um trabalho ruim de gestão tributária são grandes e sérios. Entenda os principais a seguir e veja como é fundamental realizar um trabalho qualificado.

Direcionamento por normas desatualizadas

Assim como em qualquer setor, a gestão de processos na área tributária segue algumas normas que, nesse caso, são definidas rigorosamente por lei. São orientações que vão desde a definição de valores pagos até as datas para o recolhimento de tributos e envio de dados da empresa. Respeitá-los é garantir que a empresa esteja em situação regular durante todo o ano.

O problema é que essas normas estão sempre sendo atualizadas, visando justamente melhores condições às empresas. Se a equipe responsável pelas demandas não acompanha as mudanças, certamente haverá descumprimento de algumas determinações. Ter uma gestão ruim é estar sempre sob o risco de não conhecer as obrigações atuais.

Precificação inadequada de produtos

Não é exagero afirmar que no Brasil há uma complexidade considerável na hora de entender todos os impostos que uma empresa precisa pagar. Eles são numerosos e por isso é necessário ter organização para entender cada um deles e não deixar passar nenhum. No entanto, isso depende de uma gestão tributária que, além de capacitada, seja totalmente organizada.

Um dos riscos está ligados a impostos indiretos, ou seja, àqueles relacionados aos produtos, mas não descritos nas notas fiscais. Nesse caso, o problema para a empresa pode ser não considerar esses valores na precificação de seus produtos no varejo. Sendo assim, o lucro tende a diminuir, o que pode impactar o planejamento da empresa a médio prazo.

Penalidades de ordem fiscal

As falhas na hora de pagar os impostos podem gerar penalidades às empresas. São obrigações automatizadas, ou seja, se a empresa não cumpre com elas, naturalmente está sob a mira dos órgãos responsáveis pelo recolhimento. Na maioria dos casos, essas falhas geram multas que podem aumentar ainda mais se há a demora para arcar com os valores devidos.

É comum que as penalidades ocorram não por má-fé, mas simplesmente pelo desconhecimento da empresa com determinada obrigação fiscal. Nesses casos, é grande o risco da incidência de juros por conta do não pagamento. Os prejuízos podem ser realmente grandes e, em alguns casos, resultarem até mesmo em processos jurídicos e prisão dos responsáveis pela empresa.

Dívidas e falência

O acúmulo de problemas dessa ordem é muito comum, já que fica cada vez mais difícil arcar com impostos nos quais nem mesmo se havia o conhecimento da necessidade de pagamento. Assim, empresas que acreditavam estar bem-estruturadas contraem dívidas grandes por conta de uma gestão tributária inadequada e desorganizada.

Com valores em crescimento por conta de juros, o problema pode ficar maior do que a empresa consegue resolver. Lidar com as dívidas nem sempre está nas possibilidades da companhia, e o caminho acaba sendo o da falência. Ter uma operação e gestão bem estruturadas evitam que a continuidade do negócio seja interrompida por conta de problemas tributários.

Quais são os sinais de uma boa gestão tributária?

A busca pela gestão qualificada precisa ser regra em toda empresa que deseja se estruturar em bases sólidas. Isso passa diretamente pela organização das demandas tributárias e, quando ela existe, de fato, é fácil perceber que o trabalho é feito com competência e dinamismo.

Naturalmente, para isso, é necessário aliar pessoas qualificadas às ferramentas que vão ajudá-las a controlar tantos prazos, documentos e registrar todos os pagamentos de impostos. Criar esse ambiente perfeito é o caminho para começar a visualizar os sinais de uma boa gestão tributária.

Documentação devidamente organizada

Uma empresa que tem a documentação fiscal organizada certamente conseguiu a base para a continuidade de um bom trabalho de gestão tributária. Como falamos, o nível de informação a ser gerenciada e arquivada é alto, porém, essas são obrigações fundamentais. Se há a percepção de que a companhia conseguiu conquistar esse padrão, certamente ela tem um trabalho competente.

Entendimento amplo das normas

Uma gestão de qualidade também depende da aplicação dos colaboradores em se manterem atualizados e totalmente ambientados com as normas fiscais. Além disso, as empresas também devem se sentir na obrigação de prestar suporte para que isso seja facilitado. Por isso, treinamentos e o estímulo à atualização são de grande ajuda para garantir processos dentro da legislação.

Agenda fiscal cumprida com rigor

Empresas precisam seguir uma agenda fiscal que aponta em quais períodos do ano precisa transmitir informações aos órgãos regulatórios. Todas as atividades e registros de vendas precisam ser devidamente entregues nesses períodos. A agenda também é composta pelo pagamento dos impostos no período determinado. Se a agenda é cumprida, é sinal de organização e bom trabalho!

Finanças equilibradas e saudáveis

Um indicador igualmente importante é a saúde financeira da empresa. Impostos e tributos são obrigações previstas, ou seja, nunca devem ser fatores causadores de desequilíbrio e prejuízos para as companhias. Se tudo está em ordem, não há dívidas ou não faltam recursos para arcar com as obrigações, é natural que se entenda que a gestão tributária é executada com eficácia.

Como otimizar a gestão tributária em uma empresa?

Por mais que o trabalho seja árduo e cansativo em sua rotina, manter a gestão tributária qualificada precisa partir de um ponto sólido. Os esforços são cotidianos, mas estruturar um cenário adequado para que haja organização e cumprimento das normas não é difícil.

Conte com uma equipe qualificada

É impossível garantir bons resultados sem ter pessoas competentes por trás de todo o grande volume de demandas fiscais e tributárias que uma empresa tem. Garantir a compilação e a organização de toda informação necessária, por exemplo, é algo que requer organização e entendimento da importância de cada um dos registros.

Além disso, o conhecimento das normas e o entendimento dos impactos do cumprimento das obrigações é algo que também só é possível por gente qualificada para isso. Uma equipe de profissionais competentes será capaz de manter o departamento trabalhando no melhor direcionamento, garantindo que a empresa cumpra com tudo que é devido.

Essa seleção deve ser feita sempre com base em experiências em outras organizações e qualificações técnicas necessárias para ocupar as posições em aberto. Uma equipe de ponta é fundamental para garantir uma gestão tributária no mesmo nível.

Ofereça as ferramentas tecnológicas necessárias

Depois de montar um departamento repleto de pessoas capazes é necessário dar a elas as ferramentas necessárias para fazer um bom trabalho. Há bastante tempo os órgãos fiscalizadores têm estabelecido procedimentos digitais para o recolhimento de impostos e envio de informações fiscais por parte das empresas. Do lado das organizações, digitalizar também é fundamental.

Por isso, ferramentas tecnológicas adequadas são indispensáveis para a rotina da empresa. Esses sistemas são capazes de automatizar o registro e armazenamento de documentos fiscais, além de controlar todas as transações financeiras que a companhia faz. Tudo isso em um ambiente fácil de ser operado e todo programado diante do calendário que as empresas precisam cumprir.

A tecnologia precisa ser parte da rotina operacional e administrativa de quem tem que cuidar dos impostos e das obrigações fiscais de uma empresa. Assim como qualquer outro segmento de trabalho, esse também evoluiu e suas obrigações, atualmente, estão totalmente adequadas ao âmbito digital. Garantir a adequação é praticamente uma obrigação das companhias.

Quais são as soluções e tecnologias voltadas à gestão tributária?

Já há no mercado sistemas e ferramentas que, de diferentes formas, ajudam empresas a organizarem suas obrigações tributárias, documentos fiscais e toda a rotina de demandas. A seguir, conheça algumas das principais e veja como elas podem ser importantes para as companhias.

Sistemas automatizados de emissão

Muito utilizado, os sistemas automatizados emitem notas e todo tipo de documentos fiscais relacionados às atividades de uma companhia. A cada transação, basta inserir algumas informações básicas e as notas são geradas rapidamente, ficando armazenadas de acordo com parâmetros de organização.

Assim, de forma prática e automática, as companhias conseguem formar seus arquivos de documentações em ambiente digital, otimizando o processo de envio. Com tudo devidamente catalogado, fica mais fácil fazer levantamentos e transmitir informações.

Sistemas completos de gestão tributária

Empresas já adotam sistemas completos para a gestão tributária, com amplo suporte para todas as demandas básicas que esse trabalho engloba. Eles são integrados e, geralmente, também contemplam outras necessidades básicas, como a conexão com leitores de códigos de barra no varejo. Assim, informações registradas em PDVs são enviadas para o sistema principal.

A ideia com esses sistemas é ter um controle dinâmico de todas as informações financeiras e fiscais que uma companhia precisa gerenciar. Essas plataformas são responsáveis também por reter informações, armazenar e organizar documentos fiscais, emitir pagamentos, realizar alertas de obrigações fiscais e o que mais for necessário nas rotinas tributárias das empresas.

Quando recorrer à ajuda profissional?

É comum que empresas estejam em dúvidas sobre quando é necessário avaliar a possibilidade de realizar mudanças na sua gestão tributária. Nesse caso, são necessárias alterações nas rotinas, sempre motivadas por novas tecnologias de apoio que ajudem a melhorar a gestão do setor.

Além disso, há profissionais especializados na gestão tributária, considerados especialistas. Essa figura precisa estar sempre no radar das companhias, especialmente quando ela detectar que há problemas internos acontecendo.

Como já tratamos, há sinais claros que indicam isso e, diante do cenário, profissionais especialistas no setor podem ajudar a implementar novos processos, recrutar pessoas capacitadas e ainda apontar quais tecnologias e softwares para varejo ajudariam.

Garantir o cumprimento das obrigações fiscais, como o envio de informações e o pagamento de impostos é o mínimo, mas também ponto de partida para garantir que haja uma gestão tributária de ponta em uma companhia. Profissionais especialistas e uma infraestrutura tecnológica adequada formam o cenário ideal para um trabalho competente.

Que tal compartilhar este conteúdo em suas redes sociais? Ajude novos empreendedores a entenderem a importância do assunto!