Impressora não fiscal: por que seu negócio precisa dela?

A Resolução 5.234, da Secretaria de Estado da Fazenda de Minas Gerais (SEF/MG), determinou a obrigatoriedade de emissão da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e). O prazo máximo para adequação de todos é fevereiro de 2020. Por isso, a sua empresa deve estar preparada para usar uma impressora não fiscal.

O outro modelo deixará de ser utilizado por um motivo simples: na venda, será emitido o Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (DANFE NFC-e). Com isso, o uso do antigo Emissor de Cupom Fiscal (ECF) deixa de ser obrigatório no ponto de venda (PDV).

O que essa mudança traz de diferente para a sua rotina operacional? É o que vamos apresentar neste post. Aqui, você verá as diferenças para o modelo fiscal, as vantagens da outra impressora e como os processos de varejo ficarão a partir de agora. Confira!

Diferenças entre impressora fiscal e não fiscal

Existem dois principais modelos de impressora. A mais tradicional é a fiscal, que ainda é utilizada em muitos estabelecimentos. No entanto, a mudança para o formato não fiscal se tornou obrigatória com a resolução publicada em fevereiro de 2019.

O regulamento estabelece que todos os contribuintes devem seguir os prazos abaixo para fazer a mudança:

• 1º de março de 2019, para quem estiver inscrito no Cadastro de Contribuintes de Minas Gerais;
• 1º de abril de 2019, para quem estiver enquadrado no código 4.731-8/00 da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) ou tenha faturamento bruto anual acima de R$100 milhões;
• 1º de julho de 2019, para quem apresentou receita entre R$15 milhões e R$100 milhões;
• 1º de outubro de 2019, para faturamento entre R$4,5 milhões e R$15 milhões;
• 1º de fevereiro de 2020, para receita inferior a R$4,5 milhões e demais empresas.

Na prática, a resolução não especifica a necessidade de usar a impressora não fiscal. Entretanto, esse é o modelo mais apropriado. Por quê? A resposta está na diferença entre os formatos.

Impressora fiscal

É o modelo também chamado de ECF que emite os comprovantes de venda para os compradores. É bastante utilizado pelo varejo para esse processo e outros, como:

• fechamento de caixa;
• geração de relatórios de venda;
• armazenamento e gravação de dados e cancelamentos;
• as informações são salvas na Memória Fita Detalhe (MFD).

Impressora não fiscal

É o modelo que substitui a impressora fiscal. Gera o DANFE NFC-e — por isso, passa a ser necessário no PDV para emissão do documento ao comprador.

Além desse procedimento, essa impressora é utilizada para outras ações. As principais são:

• impressão de senhas para filas sem riscos de erros ou repetição;
• emissão de tickets para estacionamentos;
• impressão do Documento Auxiliar de Vendas (DAV).

Uma das principais características desse equipamento é o fato de ele ser passível de integração ao sistema de atendimento e gestão do PDV. Com isso, o negócio tem mais agilidade e praticidade, porque os processos se tornam mais eficientes.

Em suma, a Resolução 5.234 evidencia a necessidade de digitalizar as rotinas e os documentos fiscais. Assim, o programa emissor da NFC-e se torna responsável por gerar os documentos e armazenar as informações.

Além disso, o modelo não fiscal não tem pré-requisitos para aquisição e uso, o que torna o seu acesso viável. Assim, todas as empresas cumprem o que a legislação estabelece.

Vantagens da impressora não fiscal

A mudança da impressora fiscal para a não fiscal é necessária porque o modelo ECF tinha as características exigidas até então pelos governos estadual e federal. A NFC-e vem mudar esse processo e torna as atividades online. Com isso, você tem mais liberdade nos seus fluxos de trabalho e ainda alcança outros benefícios.

Quer conhecer os principais? Basta ver a lista a seguir.

Custo de aquisição

A impressora fiscal tem custo de implantação e compra elevados. Com o modelo não fiscal, é diferente. O preço é bem abaixo do formato anterior e o processo de instalação é rápido e simples.

Em vez de fazer um investimento significativo para todas as unidades que fazem parte da sua empresa, você economiza e recebe um equipamento adequado para diferentes processos. Em outras palavras, com ótimo custo-benefício.

Cessação

A mudança do ECF para a NFC-e exige a realização do Processo de Cessação. Essa obrigação deixa de existir com o uso da impressora não fiscal, qualquer que seja o aparelho. Vale a pena lembrar ainda de que inexiste qualquer necessidade de autorização pela SEF/MG. Assim, o processo de autorização da lacração inicial — que estava em funcionamento no ECF — é eliminado.

Caso a cessação seja ignorada, a autorização de uso do ECF será cancelada de forma arbitrária em até 60 dias depois do prazo já indicado. Assim, o seu negócio está sujeito a sanções por parte do Fisco, se persistir no uso da impressora fiscal.

Manutenção

A manutenção é um processo simples com a impressora não fiscal. O custo é baixo e o processo é feito com periodicidade. Essa prática é indicada para ser executada de forma rotineira.

Com isso, a chance de ocorrerem problemas é reduzida de maneira significativa. Além disso, é importante fazer uma limpeza semanal ou a cada 15 dias, porque essa atitude mantém a vida útil do equipamento e a qualidade das impressões realizadas.

Com o ECF, havia vários custos, por exemplo, da intervenção técnica, inicialização e autorização de uso. Por sua vez, o novo modelo de impressora facilita esses procedimentos, além de diminuir os gastos com papel de maneira significativa, já que as notas podem ser enviadas por e-mail ou SMS.

Mobilidade

O modelo não fiscal de impressora é leve e fácil de ser movimentado. Os equipamentos têm, pelo menos, um de três tipos de interface de comunicação: USB, ethernet e serial. Quando há todas essas saídas, você tem mais liberdade na hora de escolher o local em que o aparelho ficará.

O tamanho também é pequeno, mas é importante avaliar a quantidade de caracteres dispostos por linha da NFC-e impressa. A variação é de 24 a 64, o que pode trazer uma boa economia de papel, se você optar por aquelas com mais capacidade.

Essa característica garante flexibilidade de expansão de PDVs nos períodos mais movimentados do comércio, sem haver autorização prévia do Fisco. Ainda há potencial para uso de novas ferramentas móveis, como emissão por tablet e smartphone.

Redução de custos e burocracia

O modelo mais recente de impressora é mais barato e as suas impressões também são. Outro aspecto que gera diminuição de gastos é a impressão de pedidos realizados no balcão, no caso de restaurantes e lanchonetes, por exemplo. A solicitação é feita para a cozinha de modo direto, a fim de agilizar a solicitação.

Em relação à burocracia, também há vantagens no modelo não fiscal. A NFC-e desobriga o uso de impressoras lacradas pelo governo. Assim, torna-se mais fácil abrir uma nova empresa e colocá-la em funcionamento.

Processos de varejo e a impressora não fiscal

A troca do ECF para a impressora é obrigatória e fundamental para os processos de venda no varejo. Essa necessidade provém não apenas da lei, mas também de funcionalidades oferecidas por esse equipamento, como fornecimento do DAV e de orçamentos, e impressão de pedidos.

Implementar esse equipamento no seu negócio é uma maneira eficiente de garantir o funcionamento do processo e executá-lo de modo ágil. Para isso, é importante ter atenção aos modelos disponíveis e contar com um parceiro estratégico.

Assim, você encontra diferentes opções de impressoras. Algumas alternativas são:

• Elgin i9;
• Bematech MP–4200;
• Tanca TP–650;
• Epson TM–T20.

Qualquer que seja o modelo de impressora não fiscal, essa é a saída para atender à legislação e se adequar à Resolução 5.234. Sendo assim, você terá mais agilidade e eficiência nos processos, além de todos os benefícios citados.

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