O que é nota fiscal de entrada e como ela ajuda no controle de estoque?

Você certamente quer atender o cliente de forma transparente e profissional, não é verdade? Além disso, sabe da importância de conduzir o negócio dentro da legalidade, cuidando bem de todas as obrigações fiscais, certo? Algo que contribui para esses dois aspectos é a nota fiscal de entrada.

Na verdade, há comerciantes que acabam deixando ela de lado, mas quando se trata de obrigações fiscais e atendimento ao consumidor, é preciso dar atenção a todos os detalhes. Preparamos este artigo para que você entenda bem o que é nota fiscal de entrada e em quais situações ela deve ser emitida. Por isso, continue a leitura!

O que é uma nota fiscal de entrada?

A nota fiscal de entrada, também chamada de nota fiscal de compra, é usada para registrar a chegada de mercadorias na loja, devendo ser emitida naqueles casos em que o fornecedor não tem a obrigação de gerar notas fiscais.

A emissão de notas de entrada é uma atividade fundamental em qualquer negócio que trabalhe com a comercialização de mercadorias. Afinal, é justamente isso que permite manter o estoque atualizado e fornecer aos clientes as notas fiscais referentes ao que eles estão comprando.

Por fim, no caso de sua empresa ser fiscalizada pela Receita Federal, será fundamental ter o estoque e as notas em ordem, o que vai poupar você de muita dor de cabeça.

As diferenças em relação à nota fiscal de saída

Durante a emissão da nota, há no sistema um campo para marcar se ela é de saída ou de entrada. A primeira opção é usada quando você está fazendo uma venda, o que possibilita entregar ao cliente um comprovante da transação.

Inclusive, é importante destacar que isso é fundamental para a imagem, a confiabilidade e a transparência do seu negócio, além de contribuir para a satisfação do consumidor.

A segunda opção, por outro lado, segue o caminho inverso, registrando a entrada de mercadorias na sua loja. A seguir, falaremos um pouco mais sobre as situações em que ela deve ser usada.

Quais são as aplicações da nota fiscal de entrada?

Normalmente, ao receber mercadorias na loja, elas vêm acompanhadas da nota fiscal de saída, emitida pelo fornecedor. Nesses casos, o que você deve fazer é importar essa nota no sistema de emissão de notas, a fim de registrar a entrada dos produtos.

Acontece que existem alguns casos em que esse documento não acompanha as mercadorias, de modo que você precisa emitir a nota fiscal de entrada. Veja algumas situações em que isso acontece.

Importação

Se é a sua empresa que faz a importação das mercadorias que vende, é preciso emitir uma nota de entrada quando os produtos chegam. Afinal, qualquer documento que seja emitido pelo fornecedor simplesmente não é compatível com o sistema de notas fiscais da Receita Federal.

Devolução

É natural que alguns clientes desistam da compra, seja por acharem que não precisam mais do produto, seja porque a mercadoria está com algum defeito. Qualquer que seja o caso, ao receber o item de volta, é preciso registrar sua entrada por meio da nota fiscal de entrada.

Aquisição em leilões

Leilões organizados pelo poder público são um exemplo de situação em que não há emissão de nota fiscal de venda por parte de quem fornece. Por isso, se sua empresa arrematar algum bem, deverá registrar a transação por meio da nota fiscal de entrada.

Retorno de produto

Talvez você tenha enviado alguma mercadoria para ser exposta em uma feira ou em qualquer outro evento. Ao recebê-la de volta na empresa, é preciso registrar, por meio da nota fiscal de entrada, a chegada do bem.

Venda realizada por autônomos ou MEIs

Há fornecedores que não estão obrigados a emitir notas, como é o caso dos microempreendedores individuais, ou até mesmo autônomos.

Podemos citar como exemplo o fabricante de tapetes artesanais vendidos em um supermercado ou a pessoa que produz as trufas recheadas que são comercializadas em uma lanchonete. Caso essas pessoas não emitam nota fiscal, sua empresa deve gerar uma nota de entrada.

Como emitir a nota fiscal de entrada?

Em primeiro lugar, tenha em mente que a nota fiscal de entrada é emitida nos casos em que o fornecedor não tiver gerado uma nota. Caso ele tenha feito a emissão, você deverá fazer a importação do documento. Veja como proceder em cada uma das situações.

Importação de nota fiscal

Se a mercadoria vier acompanhada do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), basta acessar o portal de consulta com o documento em mãos e usar o código de 44 dígitos para fazer a pesquisa.

Assim, você terá acesso à nota fiscal e ao arquivo XML, que deverão ser baixados. Inclusive, o arquivo eletrônico deve ser armazenado em um local seguro e que permita a você localizar informações com facilidade. Isso é útil não apenas para fazer consultas de rotina, mas principalmente para comprovar informações no caso de fiscalização da Receita Federal.

Emissão de nota de entrada

Caso o fornecedor não tenha emitido a nota, você mesmo deverá fazer isso. O procedimento é muito parecido com o da emissão de uma nota fiscal de saída, mas ao selecionar o tipo, em vez de marcar “saída”, a opção será “entrada”.

Depois de marcar essa opção, prossiga com o preenchimento de todos os campos, de modo semelhante ao que é feito ao emitir a nota fiscal que é entregue ao cliente.

Depois de importar a nota ou gerar uma nota fiscal de entrada, registre as informações do documento no Livro Registro de Entradas. É verdade que esse procedimento pode parecer ultrapassado, mas é obrigatório, uma vez que isso está delineado na Resolução nº 140 de 2018 do CGSN (Comitê Gestor do Simples Nacional), no artigo 63.

A importância de automatizar o processo

Quando se trata de procedimentos fiscais, é natural sentir que os processos são trabalhosos e tomam tempo. Inclusive, quem executa rotinas desse tipo está sujeito a cometer erros, o que poderia gerar problemas graves do ponto de vista da Receita Federal.

Por isso, é fundamental otimizar tarefas burocráticas, contando com a ajuda de softwares que simplificam a importação e a emissão de notas, bem como a baixa no estoque. Desse modo, sua empresa vai evitar problemas com o governo, além de atender ao cliente com transparência e profissionalismo.

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