Prevenção de perdas: entenda a importância para seu negócio

Como você lida com a prevenção de perdas no seu negócio? Por mais que essa pareça uma pergunta simples, o varejo sofre grandes impactos financeiros por ignorar esse tipo de prejuízo em suas rotinas.

Isso é o que mostra a pesquisa da Associação Brasileira de Prevenção de Perdas (Abrappe) 2019. Segundo o levantamento, o índice médio chegou a 1,38% sobre o faturamento em 2018. O percentual parece baixo, mas em números absolutos chegou a R$21,46 bilhões.

Outro fator negativo é que o resultado foi maior do que nos últimos três anos. O motivo foi a confiança do empresário, que adquiriu mais estoques, mas nem sempre concretizou as vendas esperadas. O resultado foram as perdas significativas, especialmente no setor de supermercados, que somaram R$6,7 bilhões no período.

O que fazer para evitá-las? Qual é a importância dessa prática para o negócio? É o que veremos neste post. Confira!

O que é prevenção de perdas?

A prevenção das perdas é uma técnica de gestão que combina diferentes atividades a fim de evitar gastos desnecessários e desperdícios no negócio. Para isso, é trabalhada a conscientização dos colaboradores, a aplicação de boas práticas e o uso da tecnologia. Desse modo, são agregados processos, medidores de desempenho e informações para alcançar o resultado esperado.

Nessa estratégia, estão incluídas as perdas físicas, humanas, financeiras e de imagem. O objetivo é:

• combater, prevenir e eliminar potenciais perdas;
• evitar desperdícios, furtos e fraudes;
• eliminar e diminuir gastos desnecessários;
• potencializar e elevar a margem de lucros.

A melhor forma de prevenir as perdas é entender o que elas significam para o varejo. De modo simples, são definidas como prejuízos nos produtos armazenados, que impactam os resultados financeiros do negócio. Aqui, está incluída a diferença entre o estoque previsto no sistema e o realmente apresentado na loja.

Por isso, além de furtos e roubos, as avarias, os extravios, as quebras de produtos e outros problemas estão incluídos nas perdas. Fica claro, portanto, que a prevenção depende de um trabalho colaborativo e contínuo.

Como analisar de onde vêm as perdas da sua loja?

As perdas ocorrem por diferentes fatores e em várias etapas dos processos, especialmente recebimento, manuseio e armazenamento de produtos nas gôndolas, área de vendas e frente de caixa. Em qualquer caso, representam prejuízos financeiros.

Além disso, podem impactar a imagem do seu negócio, quando os produtos são ofertados em condições impróprias. Um exemplo é a venda de um alimento com o prazo de validade expirado. Aqui, já fica claro que é importante prevenir as perdas.

Para fazer isso, é preciso conhecer suas principais categorias, a fim de identificar de onde elas vêm. Existem duas classificações, como mostramos a seguir.

Perdas conhecidas

As perdas conhecidas são operacionais, pois são originárias de erros ocorridos nos processos diários, como inconsistências e falhas gerenciais. Podem ser evitadas, pois são previsíveis. Alguns dos principais exemplos são:

• geração de avarias pela manipulação de produtos, como uma quebra ou trinca;
• expiração do prazo de validade;
• deterioração de perecíveis devido a problemas de exposição à luz e às pragas. Requer um controle cuidadoso para evitar essas perdas no estoque.

Perdas não identificadas

As também chamadas perdas desconhecidas são aquelas causadas de maneira imprevisível. Ocorrem de modo oculto e são passíveis de identificação apenas quando o inventário é realizado. Estão incluídos aqui:

• furtos;
• falhas operacionais, especialmente referente à movimentação da mercadoria. É o caso de o operador de caixa registrar um produto diferente do que foi escolhido pelo cliente.

Perceba que essas duas categorias são importantes para a prevenção das perdas. No entanto, aquela relacionada aos prejuízos não identificados é ainda mais relevante. O motivo é simples: por ficar oculto, é mais difícil mudar os processos e combater os desperdícios.

Como as perdas desconhecidas prejudicam sua loja?

Voltando à pesquisa da Abrappe referente aos dados de 2018, do total de perdas verificado no ano, 64% são desconhecidas. Esse percentual está distribuído da seguinte forma:

• 20% furtos externos;
• 13% erros de inventário;
• 11% furtos internos;
• 9% erros administrativos;
• 3% fraudes de terceiros externos;
• 3% fraudes de terceiros internos;
• 2% cadastro de produtos.

Fica claro que as perdas desconhecidas são a maior parte dos prejuízos — e um dos fatores é o fato de elas ficarem ocultas. Assim, fica mais difícil identificá-las e ter cuidado para reduzi-las.

Geralmente, os desperdícios desconhecidos somente são identificados pela realização de inventário. De toda forma, essas perdas podem ser prevenidas de diferentes maneiras. Por exemplo, os furtos são reduzidos pelo controle de entrada e saída de pessoas no estoque.

A questão é que essas ações são urgentes, porque as margens de lucro do varejo são apertadas. Com isso, qualquer problema tem um impacto significativo na lucratividade — ainda que não represente um efeito tão negativo no faturamento.

Como fazer a prevenção de perdas?

A otimização dos processos para prevenir perdas está embasada no tripé: conscientização dos colaboradores, aplicação de boas práticas e uso da tecnologia. Dentro desse contexto, várias medidas podem ser tomadas para alcançar o objetivo esperado.

Qualquer que seja a ação adotada, é fundamental que ela seja contínua e conte com a colaboração de todos. Somente dessa forma é possível levar a prevenção das perdas ao nível da cultura organizacional e implementá-la de maneira efetiva no seu negócio.

Por isso, vale a pena definir uma pessoa responsável pela prevenção às perdas. Esse profissional deve identificar pontos fracos no sistema de segurança para indicar o que precisa ser feito, a fim de evitar roubos e extravios de mercadorias.

Ao mesmo tempo, você deve contar com a tecnologia. Usar um sistema de gestão é fundamental, porque isso integra as informações e fornece tudo que você precisa saber, como:

• estimativa de demanda de produtos;
• estoque atual e de mercadorias semelhantes;
• cadastro do mix de produtos;
• giro das mercadorias;
• dados dos fornecedores para agilizar as compras.

O software de gestão automatiza atividades e traz vários benefícios para o varejo. Entre os principais estão:

• aumento do controle do estoque;
• controle do que foi entregue e das compras atrasadas;
• identificação dos produtos parados em estoque há muito tempo;
• identificação de estoque baixo de determinada mercadoria importante;
• visualização em tempo real dos itens armazenados e do que foi vendido.

Por fim, você deve contar com indicadores. Eles vão sinalizar a ocorrência de perdas de estoque, o aumento dos produtos de alto risco, as causas mais comuns de perdas e extravios etc. Entre os principais estão:

• giro dos materiais — indica o tempo médio de permanência de cada produto em estoque. Por exemplo, se a reposição ocorre a cada 15 dias, ele gira duas vezes ao mês;
• curva ABC — é uma técnica que pode ser usada como indicador para sinalizar a representatividade dos produtos. O foco é faturamento, lucratividade e giro;
• custos — sinaliza os valores envolvidos na operação, como os gastos com aluguel, perdas, desperdícios e mais;
• avarias e extravios — mostra o quanto foi perdido por danos e situações em que o item “some” do estoque.

A partir dos resultados, você deve planejar as próximas ações e tomar as decisões certas para evitar o investimento em produtos errados.

Quais as rotinas para evitar perdas no estoque?

A adoção de tecnologia, indicadores e definição de um responsável pelo programa de prevenção de perdas é apenas o começo da mudança. Toda a cultura organizacional precisa ser alterada para surtir os efeitos esperados e alcançar bons resultados.

Para ajudar nessa empreitada, trazemos a seguir as melhores práticas para reduzir as perdas na sua empresa. Acompanhe e veja o que fazer!

Realize o inventário de acordo com um calendário preestabelecido

O inventário consiste na base de dados de estoque que embasa a tomada de decisão. É ele que vai apresentar as perdas conhecidas e não identificadas. A partir disso, fica mais fácil definir quais precauções devem ser tomadas.

Por exemplo, se forem identificados muitos furtos, é possível optar por câmeras de segurança e controle de entradas e saídas de funcionários do estoque. Para monitorar essas questões de maneira clara, é preciso investir nos inventários cíclicos.

Eles seguem um calendário preestabelecido pela sua equipe, geralmente, a cada três ou quatro meses. Como são realizados com frequência, permitem identificar com mais rapidez as inconsistências e os problemas. Da mesma forma, são analisados os riscos dos produtos, de acordo com aqueles de maior giro, maior valor agregado ou mais perecíveis.

Apesar de o inventário ser realizado a cada três ou quatro meses, é importante criar rotinas de conferência das mercadorias. A prática evita a perda de produtos devido à expiração da validade.

Perceba que a principal finalidade é ter mais visibilidade e controle dos itens estocados. Por esse motivo, vale a pena fazer uma rotina cíclica de conferência junto ao inventário. Enquanto esse é realizado a cada três ou quatro meses, aquela deve ser executada uma vez por semana ou quinzena.

Treine os colaboradores

A prevenção das perdas só funciona se contar com a colaboração de todos. Por isso, vale a pena implementar um programa de treinamento, que incentive o engajamento dos trabalhadores.

Nessa capacitação, é preciso ensinar a importância da prevenção às perdas e o que deve ser feito para reduzir os desperdícios. Lembre-se de mostrar como registrar todos os produtos, controlar a entrada e a saída dos itens em estoque e como executar os processos da melhor maneira possível.

Tenha atenção ainda para padronizar as atividades a fim de que todos as executem da mesma forma, especialmente no que se refere aos produtos perecíveis. Assim, as condições de conservação, manuseio e armazenamento têm sua vida útil aumentada.

Monitore o volume de compras

Os produtos sem giro tendem a ser perdidos por falta de procura dos clientes. O ideal é controlar o processo de compras e monitorar as ações do setor para evitar o excesso de itens armazenados.

Para isso, use os dados históricos e trabalhe com a metodologia de estoque mínimo para fazer a previsão de demanda. Considere ainda os períodos de sazonalidade, para se preparar e não perder oportunidades.

Organize o estoque

Os estabelecimentos devem organizar o estoque para prevenir perdas. Os produtos precisam ser armazenados em local adequado e serem cadastrados no sistema do estabelecimento.

No caso de supermercados e outros empreendimentos que trabalham com produtos perecíveis, use uma metodologia de rotatividade para o estoque, a fim de evitar que os prazos de vencimento expirem.

Uma dica é usar a técnica Primeiro que Vence Primeiro que Sai (PVPS). Ela prevê que os produtos com prazos de expiração próximos devem ser os primeiros a saírem do estoque. Isso requer um cuidado extra no momento da reposição dos produtos nas prateleiras e gôndolas.

Atente-se ao processo de recebimento das mercadorias

O trabalho para prevenir perdas começa no recebimento das mercadorias no depósito. Os registros devem ser feitos da forma correta para assegurar o bom controle do estoque e de vendas. Anote as informações sobre transporte, validade e exposição.

Ainda vale a pena usar a tecnologia para cadastrar os produtos recebidos e evitar o extravio. Uma alternativa é o código de barras, que armazena todas as informações sobre a mercadoria sem inconsistências.

Faça promoções

Os itens sem giro em estoque precisam ser comercializados para evitar perda. Caso não haja perspectiva, o ideal é fazer uma promoção para aumentar a chance de vendas. Se necessário, reduza a margem de lucro para tornar o preço mais atrativo.

Observe que a iniciativa busca vender. Por isso, divulgue a promoção em redes sociais, folders etc. Depois, ajuste as compras para ter uma quantidade menor daquele produto ou até deixar de adquiri-lo.

Documente as perdas sofridas

As ações anteriores não surtiram o efeito esperado e, ainda assim, você teve perdas no estoque? Registre o que aconteceu. A partir dessas anotações, você identificará os aspectos que geram os prejuízos e poderá agir de forma precisa para aumentar o controle das mercadorias.

Crie uma política de prevenção de perdas

A última etapa é estabelecer uma política para ser seguida por todos os colaboradores. Aqui, também é importante descrever como os processos devem ser executados. Por isso, estão incluídos:

• uniformização do registro dos itens no sistema;
• adoção do método PVPS;
• controle de acesso;
• investimento em um sistema de monitoramento de vídeo;
• acompanhamento e identificação dos riscos.

Quais são os equipamentos de segurança para evitar perdas?

Aumentar a segurança do seu negócio é uma das maneiras de prevenir as perdas. Por mais que pareça um gasto, em um primeiro momento, essa prática é um investimento, que trará retorno em médio ou longo prazo.

Para ser eficiente, é preciso investir em tecnologia, ou seja, em equipamentos para evitar perdas. Eles vão assegurar processos automatizados e mais fáceis de serem implementados. Como resultado, o índice de perdas conhecidas e desconhecidas é diminuído.

Nesse momento, você deve estar pensando: quais equipamentos são os melhores para evitar perdas? Confira os principais, com suas características!

Antenas antifurto

São colocados na entrada da sua loja para detectar se algum cliente está saindo sem pagar alguma mercadoria. A identificação é feita pela etiqueta eletrônica. A partir do momento que esse item é verificado, o aparelho emite um alarme sonoro para informar uma possível irregularidade.

Por serem eficientes, as antenas antifurto podem substituir ou até complementar os seguranças. Caso o alarme seja emitido, basta encaminhar o cliente até um local para verificar se houve um engano.

A vantagem desses equipamentos é que, além de aumentarem a segurança da loja, também auxiliam a gestão do negócio. Isso porque vários modelos têm a função de contar o número de pessoas. Desse modo, você sabe quantos clientes passaram pelo estabelecimento em determinado dia ou período.

Etiqueta de segurança

Trabalha em conjunto com as antenas antifurto, mas têm a responsabilidade de identificar a mercadoria. Podem ser retornáveis ou descartáveis. Os dois modelos oferecem a mesma finalidade. A diferença é apenas derivada do produto em que a etiqueta de segurança será inserida e o ambiente a que estará exposto.

Cadeado eletrônico

É um equipamento de segurança encontrado em dispositivos pessoais, como tablets, smartphones e notebooks. Estão acoplados ao produto e se mantêm presos à estrutura do balcão ou da vitrine. Em caso de tentativa de furto, um alarme dispara — daí a proteção oferecida pelo cadeado eletrônico.

Uma vantagem extra é a capacidade de conectar cabos de energia aos produtos. A opção está disponível em sua estrutura e é uma grande facilidade para a demonstração de smartphones.

Circuito Fechado de TV (CFTV)

É mais conhecido por câmera de vigilância. Tem a finalidade de proteger o estabelecimento e evitar roubos e furtos, devido ao monitoramento de todo o ambiente. Ainda pode ser usado para verificar se os processos são executados da forma indicada ou se devem ser melhorados.

O ideal é instalar um número de câmeras suficiente para cobrir todo o espaço do estabelecimento. Assim, são evitados pontos cegos, que podem ser descobertos e utilizados a favor dos roubos e furtos. Aqui, também vale a pena investir em um layout de loja mais aberto, que facilita a visualização de cada lugar pelos equipamentos.

Checkout Expert

É um equipamento mais moderno, que acompanha a movimentação do produto no ponto de venda. O benefício é que a visualização ocorre em tempo real e abrange a circulação de clientes e a execução dos processos.

Pode ser integrado à imagem do CFTV para facilitar o controle dos procedimentos realizados. Assim, é possível visualizar as gravações dos períodos em que foram feitos cancelamentos nos caixas.

Por que contar com um sistema de segurança na sua loja?

Existem várias situações que podem gerar perdas para sua empresa, como vimos ao longo deste post. As que mais impactam e são mais perigosas para a lucratividade são as desconhecidas, que costumam ser identificadas apenas na hora de fazer o inventário.

Ao usar um sistema de segurança para sua loja, você diminui a chance de furtos, roubos e extravios. Junto a isso, você ainda pode verificar se os processos esperados são executados da maneira certa pelos colaboradores. Outros benefícios obtidos são os que listamos em seguida.

Redução de custos

Trabalhar a prevenção de perdas implica, de maneira direta, na redução dos custos de operação. Em vez de ter desperdícios, você otimiza os valores recebidos e aumenta sua margem de lucro.

Proteção para o varejista

Abrir um negócio com margens de lucro apertadas significa que qualquer gasto imprevisto tem um impacto significativo nos resultados. Quando as perdas são desconhecidas, elas nem sempre são combatidas, por se ignorar sua presença e sua origem.

Com um sistema de segurança, você evita os roubos, que são a maior parte dos prejuízos do varejo, como vimos na pesquisa da Abrappe. Além disso, controla melhor os processos realizados por colaboradores, a fim de garantir que todos executem as atividades da maneira proposta.

Alinhamento com os objetivos da segurança

Implementar câmeras de monitoramento, etiquetas e cadeados eletrônicos, antenas antifurto e mais é apenas o primeiro passo. Ainda é importante considerar a necessidade da empresa no que se refere à segurança.

É preciso instalar os equipamentos em quantidade adequada e nos lugares certos, a fim de ter uma ampla visão do estabelecimento. Além de isso passar a mensagem de segurança para os clientes, mostra aos colaboradores que existe um cuidado com os processos e que eles devem ser observados.

Em caso de furtos e roubos, as câmeras, principalmente, servem para detectar a ocorrência e identificar o suspeito. Da mesma forma, se a prevenção das perdas for feita de maneira errada, você analisa o comportamento dos colaboradores para saber se alguém faz os procedimentos de forma equivocada.

Em resumo, prevenir as perdas é uma atividade constante e que precisa ser colocada em prática a partir de agora no seu negócio. Ela requer desde a mudança de cultura organizacional, para garantir que todos estejam alinhados, até a implantação de sistemas físicos, que vão cuidar da segurança do ambiente.

Lembre-se ainda de organizar o estoque e gerenciá-lo de modo eficiente, com o estabelecimento de uma política e de uma metodologia de uso dos produtos adequadas. Todas essas etapas junto à previsão de demandas trarão mais precisão no processo de compras para evitar desperdícios. Com todos esses elementos, a prevenção de perdas será efetivada no seu negócio.

Entendeu como aumentar a segurança da sua empresa para evitar desperdícios? Saiba agora como agilizar as vendas com o self-checkout. Veja como escolher e implantar.