Sistema de gestão em nuvem: quais as vantagens para o varejo?

Ao longo dos últimos anos, o varejo precisou lidar com o desenvolvimento da tecnologia e com os impactos comerciais gerados a partir disso. Não só vendas, mas também a gestão de um negócio se transformou, obtendo recursos mais avançados e desenvolvidos. Hoje, o sistema de gestão em nuvem é a realidade principal do varejista que busca desempenho à frente do negócio.

Manter a competitividade com o digital é um desafio e atender os consumidores da melhor maneira é prioridade. Mas em meio a tudo isso uma boa gestão é indispensável. Um sistema adequado capacita o varejista para lidar com seus números, otimizar a rotina no negócio e transformar dados em resultados. Tudo isso por meio de plataformas que funcionam remotamente.

Neste conteúdo, falaremos sobre como funcionam os sistemas de gestão em nuvem e de que maneira eles trouxeram mudanças para o varejo. Confira a seguir!

O que é o sistema de gestão em nuvem?

Um sistema de gestão é uma plataforma utilizada por empresas de diversos segmentos para gerenciar todas as suas atividades. São softwares formados por diferentes módulos que dão suporte para operar um negócio diante de todas as suas necessidades cotidianas.

Um varejista usa esse programa para controlar tudo que acontece no seu empreendimento. Uma venda, um atendimento, o registro de um novo cliente, a chegada de novos produtos, o faturamento, registros contábeis e o que mais for necessário. Isso tudo é possível devido ao fato de os sistemas de gestão serem divididos em módulos.

Cada um desses módulos oferece recursos independentes de gestão, mas dentro desse único ambiente do sistema. Isso é possível graças à sua estrutura integrada, em que as informações registradas em cada um dos módulos, fica disponível para o acesso amplo.

Uma nova venda, por exemplo, é registrada pelo financeiro, comercial e também pelo contábil, já que é uma informação relevante a todas essas áreas. Assim, é possível ter dento de uma plataforma apenas os recursos para gerir cada evento que acontece no varejo, entre os vários que ocorrem dentro do cotidiano de funcionamento da loja.

O funcionamento em nuvem

Muitos varejistas ainda têm dúvidas quando se deparam com o termo “nuvem”. Ele é proveniente de uma ciência chamada cloud computing, na tradução literal, computação em nuvem. Na prática, se trata de uma tecnologia que garante armazenamento e funcionamento remoto de sistemas e softwares, permitindo o uso de qualquer lugar.

Tradicionalmente, os softwares ao longo dos anos eram usados em computadores a partir da instalação deles no HD da máquina. A nuvem trouxe mudanças drásticas nesse conceito, mas de forma simples de entender: os sistemas não precisam mais ser instalados, já que rodam diretamente da nuvem.

Nesse caso, a plataforma de gestão utilizada pelo varejista funciona a partir da nuvem, ou seja, um servidor que fica em um data center. É lá que o sistema está armazenado e, a partir desse local, é possível acessá-lo de qualquer lugar do mundo, bastando uma conexão à internet.

Sem precisar de instalação, o sistema de gestão pode ser utilizado por qualquer pessoa autorizada que tenha um login e senha, sem ocupar espaço e sem reter informações estratégicas em um HD. Isso traz mais comodidade, facilidade de operação e, principalmente, segurança.

O que mudou no varejo?

As novas formas de consumo e as exigências do público transformaram a maneira como as empresas lidam com o comércio. O varejo precisou lidar com o avanço do digital e o surgimento de modelos como o e-commerce. Se manter atrativo em meio à possibilidade de comprar pela internet e receber em casa é um dos desafios com os quais foi necessário lidar.

Em meio a essa nova realidade, a perda de espaço pode ser uma consequência natural, já que até mesmo supermercados têm operado pelo online. A tecnologia, no entanto, é a principal aliada para varejistas que entendem o momento e sabem que é preciso se manter atrativo como negócio.

As ferramentas atuais, como os sistemas de gestão, dão ao varejista a possibilidade de acompanhar as mudanças e ainda ser relevante ao consumidor. Hoje, para atendê-los da melhor forma, é preciso cada vez mais conhecer quem compra do negócio, o que essas pessoas esperam, quais são suas preferências e quais necessidades precisam ser supridas.

A experiência de compra mudou

O que ainda faz o consumidor optar por se dirigir a um varejo físico em meio a cada vez mais opções de compra pela internet? Alguns ainda preferem essa modalidade, mas ainda assim há a necessidade de dizer ao consumidor o motivo pelo qual ele deve continuar indo ao seu estabelecimento.

Nesse cenário, um cliente que vai a um açougue, padaria, supermercado ou a qualquer outro tipo de varejo tem uma expectativa elevada em relação à experiência de compra. Ele deseja que aquele momento seja ágil, que suas dúvidas sejam sanadas e que a ida a um desses estabelecimentos seja descomplicada e satisfatória.

Em meio a isso, os sistemas de gestão e os recursos de automação com origem na nuvem capacitam os varejistas a entregar as condições perfeitas para a experiência ideal. O consumidor é transformado em cliente fiel, uma vez que ele encontra condições favoráveis e convidativas para que ele sempre retorne.

As formas de pagamento

A tecnologia também trouxe aos varejistas novas formas de pagamento, propostas no mundo todo. Hoje, dinheiro e cartões dividem espaço com as modalidades online, já aceitas em diversos tipos de comércios, o que direciona o consumidor a também exigir essa conveniência.

Aos varejistas, cabe atender a essa nova expectativa. Para isso, é importante contar com a tecnologia que permite o pagamento e, a partir disso, ter um sistema que seja capacitado a controlar todas as entradas financeiras. As compras feitas por métodos online de pagamento precisam estar registradas e devem ser possíveis de se apontar em um fluxo de caixa.

Quais são as vantagens dessas plataformas?

Um sistema de gestão em nuvem leva um varejista ao próximo patamar de gestão e operação. Absolutamente toda atividade que acontece no cotidiano passa a ser registrada e, a partir disso, melhorias podem ser propostas. Informações sobre vendas, movimentação financeira e até mesmo sobre as preferências dos clientes são retidas.

Ao lidar com o público, um atendimento de ponta é fundamental. Para isso, no entanto, é importante conhecer a fundo seus hábitos de consumo, sempre garantindo que os dados sobre eles estejam em segurança. De modo geral, os sistemas em nuvem dão ao varejo a capacidade de gerir melhor um negócio. A seguir, confira as vantagens do uso dessa plataforma!

Gestão de dados

Um dos pontos de maior destaque em sistemas de gestão é o trabalho de retenção de dados. Um software de varejo é capaz de registrar informações sobre tudo que acontece em um negócio, como:

• chegada de novos produtos;
• nível de produtos nas prateleiras;
• preços;
• vendas;
• registros fiscais;
• dados de clientes (cadastros e registros de compras).

Todas essas informações são disponibilizadas de maneira acessível e descomplicada, com fácil identificação por parte dos colaboradores autorizados. Por ser um sistema em nuvem, os dados também ficam armazenados nesses locais remotos, no data center. Isso evita que ocorra perda da informação em caso de problemas técnicos com computadores.

Tomada de decisão estratégica

Gerenciar um varejo é saber lidar com tudo que acontece de maneira estratégica. Todos os eventos de um dia, semana ou mês de trabalho têm impacto nos negócios. Então, é preciso lidar com isso, especialmente quando há o registro de informações. Todos os dados referentes ao que acontece no varejista podem se transformar em direcionamento para tomadas de decisões importantes.

A capacidade desses sistemas em reter dados é importante para que se crie verdadeiras fontes de informação. Elas serão o ponto de partida para gerar relatórios de resultados com informações que vão desde finanças até o desempenho da loja. Esses relatórios, quando analisados por gestores, apontam informações que motivam decisões estratégicas, visando sempre o desenvolvimento.

Segurança da informação

Uma das grandes preocupações de fornecedores de sistema de gestão em nuvem é a segurança da informação. Lidar com um volume alto de dados, ao mesmo tempo que é um benefício, é uma grande responsabilidade, especialmente quando essas informações são também de clientes. Os sistemas são projetados para não concederem espaço para invasões ou perdas de dados.

As plataformas em nuvem, naturalmente, são bem mais seguras do que softwares instalados diretamente no computador. O acesso é feito somente por pessoal autorizado e há normas bem definidas, que evitam qualquer atividade indevida. Fornecedores oferecem monitoramento constante dos dados, além de todas as informações permanecerem criptografadas.

Agilidade e trabalho remoto

Uma única plataforma que permite realizar diversos trabalhos, gerenciar diferentes campos do varejo e ainda registrar informações mostra como o dinamismo é um diferencial. Os sistemas são projetados para oferecerem uma interface fácil de operar, intuitiva e que permita executar qualquer tarefa sem complicação. Tudo se desenvolve muito rapidamente e no mesmo ambiente.

Outro diferencial que é uma das bases do sistema de gestão em nuvem é a sua operação remota. Não há restrições de quando ou onde eles podem ser acessados. Por exemplo, se o gestor do varejista está longe da loja, em reunião, mas precisa acessar a plataforma, ele consegue facilmente usando um notebook ou smartphone e uma conexão de internet. Isso dinamiza muito mais o negócio!

Eficácia na gestão da empresa

Com uma avaliação a partir da perspectiva geral é ainda mais fácil entender o poder do sistema de gestão em nuvem: ele traz todas as ferramentas principais para administrar um varejo. A ideia é justamente ser uma solução completa e que dê o suporte para que tudo seja feito em um só lugar, permitindo que o negócio se desenvolva.

As bases são duas: recursos para uma gestão eficiente e que vise a estratégia de crescimento do negócio e, por outro lado, ferramentas que entreguem dinamismo e precisão na operação diária. Ao combinar esses dois fatores, há o cenário perfeito para que se tenha melhor capacidade de conduzir uma empresa à evolução e aos resultados que são pretendidos.

Como a gestão em nuvem vai otimizar a rotina do negócio?

A rotina de um negócio de varejo não é das mais fáceis. O alto volume de entrada e saída de produtos, a movimentação de clientes e o faturamento constante geram muitos dados dinâmicos que requerem controle em tempo real. Além disso, há muitos custos envolvidos com esse fluxo de trabalho mais acelerado, independentemente do segmento do varejo em questão.

Um sistema para atacarejo, ou para lojas mais tradicionais, ajuda a ter todo esse movimento sob controle, desde as vendas até a oferta para os clientes. Seria praticamente impossível lidar com tudo isso sem um recurso digital, e o fato de ele rodar a partir de uma nuvem dá mais segurança para reter informações e ter mais agilidade na operação.

O fato é que um sistema de gestão em nuvem ajuda qualquer varejista a se destacar e ter uma gestão equilibrada e segura, garantindo, principalmente, que a rotina seja bem operada. A seguir, veja como essas plataformas ajudam a otimizar a rotina do negócio!

Menos custos

Um sistema de gestão em nuvem é indispensável quando se fala em redução de custos. Todo varejista está em busca de ter uma operação mais barata e manter o seu negócio em pleno funcionamento sem que isso implique tanto no lucro. No entanto, tudo começa com investimentos em tecnologia de ponta, nesse caso, um bom sistema que permita reduzir o que a empresa gasta.

Uma boa plataforma traz uma visão mais ampla das finanças da empresa. Só a partir disso já é possível detectar quais são todas as despesas e os custos, para então começar a avaliar quais deles podem ser reduzidos com ajuda de medidas responsáveis. Além disso, um software de gestão também ajuda a reduzir desperdícios e a fazer melhor uso dos recursos que a empresa tem.

Controlar estoques ajuda a evitar que produtos perecíveis entrem em um estágio em que não podem mais ser vendidos, gerando prejuízos. Além disso, há melhor controle nos custos de compras junto a fornecedores, ponto de partida para negociar melhores condições comerciais.

Contato direto com fornecedores

Falando em fornecedores, eles são parte integrante da rotina de um varejista. Revender ou ter a matéria-prima, no caso de quem também produz, é uma obrigação corriqueira da rotina desse tipo de atividade comercial. Para ter a eficácia necessária, o contato com os fornecedores devem ser dinâmico, preferencialmente feito todo em um ambiente digital, com rapidez e com menos erros.

Um sistema de gestão em nuvem é capaz de reter todas as informações desses fornecedores e então facilitar o planejamento para que novos pedidos sejam feitos. Essas compras podem ser realizadas assim que houver uma análise que mostre que os níveis de produtos ou matéria prima estão baixos. O contato rápido evita estoques vazios e a perda de vendas.

Ter uma lista de fornecedores já salva no sistema de gestão agiliza o processo e permite emitir vários pedidos em sequência. Em alguns casos, ao acompanhar os níveis dos estoques, é possível programar o disparo de pedidos de compra automaticamente, assim que é detectada a necessidade.

Integração entre áreas

Sistemas em nuvem têm também como outro grande destaque o fato de serem integrados. Além de terem seus módulos presentes em um só ambiente, também possibilitam que todos os colaboradores, de diferentes setores, acessem essa interface simultaneamente. As restrições são feitas por níveis de acesso, para garantir a segurança de informações estratégicas em alguns casos.

Na rotina de varejistas que não usam um sistema de gestão em nuvem integrado é comum ter que usar e-mails para enviar arquivos, solicitar informações ou transferir relatórios. Em sistemas integrados essas práticas não são necessárias: cada nova informação registrada fica disponível para todos os setores aos quais ela é relevante.

Por exemplo, se uma venda é feita, automaticamente o setor comercial, financeiro e de faturamento são informados, já que é algo relevante a eles. Assim, os dados ficam disponíveis e não é necessário solicitar a outros departamentos, aumentando a produtividade da rotina de trabalho.

Controle dinâmico de estoque

Ter o controle do estoque de um varejo é um desafio com o qual todo comerciante deve lidar na rotina de administração de um negócio. Não importa o volume de vendas, a única chance de não cometer erros quanto ao registro de produtos é ter um sistema de gestão automatizado. Quando há essa baixa e o cadastro é dinâmico, é possível fugir de diversos problemas, de faltas a sobras.

Em um dia movimentado de um supermercado, o fluxo de saída de produtos é muito alto, mas também há as entradas programadas, devido aos pedidos de compra feitos. Equacionar esse cálculo manualmente se torna uma tarefa passível de erro e pouco produtiva. É por isso que os sistemas de gestão dão total suporte para que o trabalho seja feito com intervenção mínima.

É necessário apenas cadastrar o produto e, automaticamente, o sistema insere as unidades que vieram em cada pedido. Quanto às baixas, é simples: elas acontecem sempre que uma venda é feita. Esse dinamismo evita a perda de vendas e ainda ajuda a ter informações concretas sobre o fluxo diário do estabelecimento.

Automação de tarefas

Um dos grandes segredos de um bom sistema de gestão em nuvem é a automação. Praticamente tudo é feito sem a intervenção humana: pedidos de compras, vendas, baixas e outras atividades básicas da rotina. Se tudo isso tivesse que ser feito por colaboradores, muito tempo seria investido e, o pior, por serem trabalhos repetitivos, as margens de erro cresceriam naturalmente.

O que passa pelo trabalho humano é apenas a parte de configurar a execução dessas tarefas automáticas. Elas são programadas e, sempre que há a situação em questão, de uma venda, por exemplo, o sistema registra os valores e transmite a informação a todos os departamentos responsáveis. Em um dia de trabalho, tarefas como essas são replicadas milhares de vezes.

A ideia de propor o trabalho dessa forma é ter maior agilidade na gestão e operação, algo que afeta até mesmo a forma como o varejo atende o cliente. Um sistema de gestão de nuvem com essa função ajuda colaboradores a se concentrarem em trabalhos mais estratégicos e importantes, deixando de lado tarefas mecânicas.

Ofertas personalizadas

Um dos diferenciais que varejistas precisam ter atualmente é preparar ofertas que sejam mais adequadas ao seu consumidor. A melhor forma de conseguir isso é criar registros de histórico de compras de cada pessoa que passa pelo estabelecimento, funcionando como um verdadeiro CRM. Muitos sistemas de gestão em nuvem conseguem fazer isso com eficácia ao lidar com dados.

Com esse acúmulo de informações, cada cliente da loja tem um perfil de consumo traçado e, a partir disso, o varejista tem duas opções: criar ofertas e trabalhar com produtos que, na média, despertam maior interesse em seu público ou fazer algo mais personalizado. No segundo caso, seria gerar um direcionamento de ofertas para cada cliente, baseado em seu histórico de compras.

Esse trabalho personalizado pode ser um grande atrativo, desde que o varejista saiba como lidar com os dados retidos no seu sistema de gestão em nuvem. O consumidor atual busca, cada vez mais, uma experiência de compra satisfatória e mais aprofundada.

O que avaliar ao escolher um sistema de gestão em nuvem?

Um bom sistema de gestão em nuvem precisa ser escolhido com muito cuidado e, principalmente, considerando alguns fatores decisivos. Do custo ao funcionamento, é preciso avaliar os detalhes que envolvem a contratação dessa solução. Veja a seguir como tomar a decisão certa!

Custo-benefício

O sistema mais caro do mercado não é necessariamente o melhor para a sua empresa. É importante avaliar se ele cumpre com o que o varejo precisa e se há outras alternativas mais em conta. O ideal é buscar equilíbrio: o sistema precisa ser completo para o seu negócio e o custo deve ser possível viável. Essa é uma relação custo-benefício justa!

Amplitude de serviços

Um sistema completo é aquele que se transformará na plataforma única que o varejista vai precisar para gerenciar o negócio e controlar todas as operações cotidianas. É importante checar a amplitude de serviços oferecidos e garantir que tudo que sua empresa precisa será fornecido.

Facilidade de operação

Colaboradores precisam de uma rápida adaptação para terem facilidade de lidar com o sistema de gestão em nuvem no cotidiano. Uma interface simples, intuitiva e descomplicada deve ser a busca. Assim, a transição e a adaptação serão rápidas!

Credibilidade do fornecedor

Um fornecedor respeitado no mercado e com credibilidade também precisa ser a prioridade nessa busca. Mais do que simplesmente vender a solução, essa empresa precisará prestar suporte durante toda a relação de fornecedor. Por isso, pesquise bem o histórico antes de fechar negócio!

Um sistema de gestão em nuvem é a plataforma indispensável que todo varejista precisa atualmente. Essa tecnologia ajuda a trazer dinamismo, precisão na gestão e resultados de destaque, independentemente do nível da empresa.

A S&I Automação pode ajudar seu negócio a ter um sistema de gestão em nuvem automatizado e integrado. Entre em contato conosco e saiba como!