Software de gestão: como ele vai contribuir para o varejo?

Administrar as demandas do varejo é um desafio constante que se tem no setor. Por mais que não seja um trabalho simples, com a ajuda da tecnologia, se tornou muito mais fácil lidar com tanta demanda: administrar vendas, clientes, estoques, faturamento, entre outras. Mais especificamente, um bom software de gestão centraliza tudo em um ambiente digital descomplicado e acessível.

Empresas que ainda não usam essas plataformas podem já ter alguns sinais de que é hora de trabalhar com uma gestão digital. O cotidiano tende a ficar desorganizado, com maior incidência de erros e outros problemas sem uma gestão feita com suporte da tecnologia. Há muitas vantagens decisivas que podem ser aproveitadas, desde que a melhor solução seja escolhida.

Neste post falaremos mais sobre o software de gestão, seu papel no varejo e como ele pode ser decisivo. Veja quando é hora de contratar o seu e saiba qual é o mais adequado para o seu negócio!

Conheça 6 sinais que comprovam que a sua empresa precisa de um software

Gerir empresas à moda antiga ainda é possível, mas isso não garante bons resultados, organização e um atendimento de ponta. Ainda que haja muito esforço, a tecnologia é essencial para dar suporte ao trabalho manual e, em algumas tarefas, substituí-lo completamente. Tecnologias como a automação tornam o cotidiano mais produtivo e eliminam completamente os riscos de erros.

Na maioria das vezes, um varejo que não utiliza um software de gestão sente os impactos disso em sua rotina. Gestores podem até não relacionar suas dificuldades à falta de recursos, mas essa é, sem dúvida, a razão principal para muitos problemas. Para ajudar a identificar essas questões, confira a seguir 6 sinais importantes de que sua empresa deve adquirir um software de gestão!

1. As contas não batem

A gestão financeira é um dos pilares de um negócio organizado, e isso passa por tarefas importantes, como o controle de fluxo de caixa. Se feito manualmente, esse trabalho vai exigir anotações sobre absolutamente todo valor que entra e sai do caixa do negócio. Como resultado, frequentemente, vai ser possível perceber que as contas não estão batendo, o que é um problema!

Se essa confusão com as finanças já faz parte da rotina do seu varejo, sinal de alerta: um software é mais do que necessário! Boas ferramentas são capazes de registrar automaticamente cada movimentação na conta, mostrando tudo isso em uma tela de maneira organizada. A partir daí, com cálculos automáticos, fica fácil de detalhar a movimentação e entender as finanças.

2. As informações de estoque estão confusas

O estoque de um PDV pode ser algo realmente confuso sem o devido controle. Os volumes de produtos dificilmente podem ser controlados sem recursos automatizados e digitais. Não é mais possível anotar as unidades que chegam após os pedidos e simplesmente dar baixa manualmente a cada venda. Isso causaria diferenças nas informações que podem gerar problemas maiores.

Se sua loja não sabe quanto tem em estoque, provavelmente haverá faltas, ou os pedidos feitos serão maiores que o necessário, o que gera perdas por perecibilidade, por exemplo. Em negócios que essas informações de níveis de estoque já estão confusas, não há dúvidas de que é necessário usar um software de gestão. Entre suas funções, há módulos inteiramente dedicados à logística.

3. Perda de vendas

A perda de vendas é, sem dúvidas, um dos piores entre os possíveis impactos negativos da falta de tecnologia adequada. Esse problema pode ser gerado por diversos motivos, estando entre os principais:

• falta de estoque de produtos e materiais por conta do controle inadequado;
• um atendimento inadequado por falta de sistema que registre informações de clientes;
• processos ruins que geram desinteresse no consumidor;
• processos inadequados na produção que geram menor volume de produto à venda.

Cada um desses e muitos outros problemas são fruto da falta de um sistema centralizado de gestão. Essas plataformas são capazes de controlar logística, atendimento, finanças e até mesmo a linha de produção, caso o varejista também produza o que vende. Se esses problemas se tornaram recorrentes, não há dúvida de que é necessário adquirir um software para ajudar.

4. Seu processo atual gera falhas e é lento

Como você gerencia o seu PDV atualmente? Há várias tarefas rotineiras que exigem organização e atenção, como:

• controlar o estoque (saída e entrada de produtos);
• catalogar produtos;
• cuidar da folha de pagamento;
• controlar o fluxo de caixa;
• se comunicar com a assistência técnica de máquinas da loja.

Além dessas, há uma série de outras atividades importantes que fazem parte da gestão do varejo, sendo cada uma delas inclusas em um processo geral. No entanto, se não há um esquema de trabalho adequado, provoca lentidão, dificuldade de atendimento e recorrência de falhas.

É muito provável que esses problemas aconteçam porque não há um sistema automatizado e integrado cuidando de tudo. Sem ele, é difícil organizar processos, monitorá-los e cuidar de várias demandas do varejo.

5. As informações fiscais estão confusas

Quem está à frente de um negócio entende bem o tamanho da responsabilidade que consiste manter as informações fiscais devidamente controladas. Esses dados são essenciais para prestar contas com a Receita Federal, recolhendo impostos de maneira devida, sem nenhum erro. Nesse caso, qualquer informação pouco clara pode gerar problemas judiciais às empresas.

Uma empresa que tem dificuldades em manter essas informações devidamente organizadas, certamente precisa de uma solução que automatize números e disponibilize todos os dados de modo acessível. A contabilidade que não tem essa clareza está vulnerável a erros que podem ser decisivos para o futuro da empresa.

6. Você não encontra as informações de clientes

Está difícil manter um registro sobre seus clientes? Sente que se tivesse isso devidamente organizado poderia trabalhar com vendas mais recorrentes e oferecer ofertas personalizadas? Bem, se o problema é comum no seu negócio, é muito provável que você não tenha um processo adequado de controle e registro desses dados. Ter essas informações, hoje, é praticamente indispensável.

Não perca tempo se a sua loja está deixando de gerar oportunidades de venda e um relacionamento mais saudável com seus clientes. Conseguir isso é se manter relevante no mercado e alcançar resultados positivos de forma recorrente. Softwares de gestão ajudam também a criar registros de clientes para trabalhar com estratégias de relacionamento.

Fique por dentro de 5 vantagens de um software de gestão

Indiscutivelmente, o uso de um software de gestão tem impacto direto nos esforços direcionados a melhorar o PDV. As muitas possibilidades que uma plataforma digital traz são essenciais para organizar a rotina de um modelo de negócio tão dinâmico e com tantas demandas.

Colaboradores são essenciais para o varejo, independentemente de suas ocupações, no entanto, seus trabalhos podem ser mais precisos se houver ajuda de tecnologia. Um software ajuda a eliminar limitações, automatiza trabalhos repetitivos e gera tempo para focar em desenvolvimento do PDV em questão.

A seguir, confira as 5 vantagens principais que um software de gestão pode proporcionar para o varejo e entenda o quanto essa tecnologia é indispensável!

1. Possibilidade de os colaboradores exercerem funções mais estratégicas

Colaboradores estão sempre envolvidos em tarefas que exigem alta concentração e foco, especialmente aquelas mecânicas e repetitivas. No entanto, é nelas em que há a maior aplicação de tempo, o que deve gerar o questionamento: será que é possível automatizar esse trabalho? Se tratando de varejo, na maioria das vezes é sim possível transferir a tarefa para máquinas.

A principal vantagem disso? Direcionar colaboradores para outros trabalhos ainda mais importantes, mas que são estratégicos. Para esses, a capacidade de raciocínio, a visão analítica e a experiência no setor são muito mais importantes. Assim, com um software, é possível se concentrar em trabalhos de análises e tomadas de decisão, em vez de obrigações quase robóticas!

2. Redução de erros

Esses trabalhos mecânicos e mais dependentes de esforços manuais também estão mais suscetíveis a erros, tendo em vista um alto número de registros e informações para lidar. O limite de cada colaborador precisa ser entendido e, a partir disso, gestores estão se protegendo dos erros, com um trabalho direto de redução que é extremamente útil.

Com o suporte de um software, os colaboradores se limitam a inserir informações mais básicas. Por exemplo, se há um novo pedido de compra, basta inserir o valor total de cada unidade de item comprado, e então o sistema fará a baixa automática a cada venda. O mesmo acontece com o fluxo de caixa: com valores contabilizados automaticamente, basta checar a diferença entre entradas e saídas.

3. Maior produtividade

Ocupar esses funcionários com tarefas repetitivas e manuais não é a maneira mais inteligente de gerir o tempo que eles têm a dedicar para o negócio. No entanto, se eles precisam lidar com processos pouco funcionais, a baixa produtividade é uma consequência. Com sistemas realizando trabalhos variados, cada funcionário pode produzir mais no que depende do seu esforço.

Há sempre maior produtividade em qualquer tarefa que é executada com a ajuda de uma ferramenta automatizada. Com ambientes totalmente fáceis de se operar e com todas as informações acessíveis, colaboradores podem registrar informações, fazer contato com clientes e emitir novos pedidos de compra em pouco tempo, rendendo muito mais em desempenho.

4. Mais segurança para as informações do negócio

Informações estratégicas fazem parte do varejo e precisam ser protegidas. Como garantir isso sem recursos desenvolvidos com o que há de melhor na tecnologia de proteção digital atualmente? Dados fiscais, informações financeiras, registros de clientes, entre outros conteúdos, precisam estar sempre sob sigilo e devem ser acessados somente por quem está autorizado.

Os softwares de gestão permitem que todos os registros daquele PDV estejam em ambientes digitais e seguros. Para acessá-los, é preciso ter uma conta registrada e com autorização definida por um administrador. Além disso, todos os registros são armazenados em nuvem, o que evita roubo ou perdas de dados armazenados em HDs, por exemplo.

5. Atendimento mais eficiente

Cada cliente que compra no seu varejo pode ser registrado em um grande banco de dados que contém informações como endereço, preferências de compra, ticket médio, entre outras questões. Tudo isso, na verdade, é informação estratégica que pode gerar diversos ganhos, desde novas oportunidades de vendas até a adequação do seu negócio para atender melhor o público.

Essa é uma possibilidade que somente um software de gestão eficaz permite. Com todos esses dados, é possível oferecer ofertas especiais a cada cliente, atendê-los com maior precisão e, de modo geral, mantê-los sempre satisfeitos com o seu negócio. Essa possibilidade que o software de gestão oferece possibilita conquistar clientela extensa e fidelizada.

Saiba como o software de gestão será eficaz para o seu negócio

Há pontos específicos e estratégicos em que um software de gestão pode ser decisivo para o desenvolvimento do negócio e para sua estabilização no mercado. No varejo, algumas exigências têm grande valor e elas podem mudar os rumos de uma empresa. Quando atendidas, a competitividade aumenta, as perdas são reduzidas e o lucro é potencializado.

Esses softwares conseguem entregar benefícios em tão variadas áreas justamente porque são plataformas completas, voltadas para atender a todas as necessidades de um negócio. A seguir, entenda em alguns pontos como um software de gestão pode ser eficaz para um negócio, o ajudando a se tornar mais sólido e competitivo!

Planejamento anual

O planejamento anual ajuda a definir objetivos e estratégias adequadas para alcançá-los no período que está à frente. Sem acesso a números de desempenho de vendas é difícil fazer previsões. Informações são valiosas para que cada empresa saiba o que pode conquistar e o que já foi conquistado, traçando assim um planejamento realista e com metas realmente relevantes.

Em um sistema, cada informação do desempenho da empresa é acessada por cada colaborador com papel estratégico na gestão do negócio. Isso é possível por conta da integração que essas plataformas oferecem, ou seja, toda informação é acessada por qualquer pessoa autorizada. Com previsões concretas e uma análise precisa, é possível se planejar para crescer ainda mais.

Controle de produtos

Quais produtos seu negócio vende? Qual deles merece atenção especial? Qual item tem a maior procura pelo público? Cada um desses dados é valioso quando se trata de analisar o desempenho de cada produto e garantir que ele chegue até o consumidor com suas restrições e necessidades específicas devidamente atendidas. É fundamental ter um campo de registro e controle para cada item que é vendido no negócio.

Com esse controle, fica mais fácil monitorar o desenvolvimento nas vendas, a procura ao longo de cada período e qual é o volume médio de saída. Assim, é possível conquistar maior previsibilidade em pontos como o número de unidades compradas, gerando economia, e também reduzir compras desnecessárias, comprando só o que vai vender, o que é essencial na prevenção de perdas.

Controle financeiro

Um negócio próspero e de sucesso precisa estar financeiramente estável. O desafio para manter as contas em dia não é tão grande, mas é preciso ter muito controle de toda a movimentação, e das obrigações financeiras que o negócio tem. Sem um sistema automatizado, é impossível conseguir isso, já que a única opção que restaria é o controle manual.

Um software de gestão ajuda a manter o monitoramento e o equilíbrio de informações, como:

• obrigações financeiras (alertas sobre contas a pagar);
• controle de recebíveis;
• emissão de notas a fornecedores;
• monitoramento detalhado do fluxo de caixa;
• controle do capital de giro;
• monitoramento do faturamento;
• controle de obrigações fiscais;
• controle da folha de pagamento.

Praticamente tudo que é da categoria financeira e precisa ser acompanhado pode ser visto dentro desses sistemas. É uma plataforma completa que oferece um panorama preciso e atualizado.

Controle de estoque

A logística é um dos campos que mais demandam esforços e uma gestão eficaz. Manter estoques organizados, abastecidos e devidamente catalogados pode não ser simples se não há recurso especializado para isso. No varejo, todo esse trabalho é decisivo em diversas escalas, desde a entrega de produtos que o cliente busca até a prevenção de perdas e de desperdício.

Automatizar é sempre a melhor escolha quando falamos de controle de estoque para o varejo. Um sistema de qualidade é capaz de:

• cadastrar todos os produtos com riqueza de informações;
• criar categorias para itens;
• registrar data de chegada e de saída;
• registrar quantidade de unidades de cada produto;
• cadastrar a entrada deles em poucos cliques;
• dar baixa automática no estoque a cada venda.

Previsibilidade de demanda

A previsibilidade de demanda é o que permite aos gestores saberem exatamente quais produtos serão mais consumidos, ou seja, os que precisam estar sempre em estoque. Ter essa informação de forma antecipada só é possível se há um acompanhamento e um estudo contínuo do comportamento do consumidor. Com um software de gestão isso é possível!

As compras são devidamente registradas e geram números de controle, ou seja, é possível saber, por exemplo, qual item vendeu mais em uma semana. Esse monitoramento é feito com detalhes que permitem saber o que vende mais, quando vende, além de outras questões relacionadas às preferências de consumo.

Dessa forma, com a previsibilidade de demanda, o negócio pode investir em pedidos maiores em algumas mercadorias e reduzir em outras sem tanto potencial de venda. No geral, isso ajuda a gerenciar melhor os recursos financeiros.

Saiba como escolher o software de gestão com essas 4 dicas

Não restam dúvidas da importância do software de gestão para o varejo, tamanhas são as conquistas possíveis a nível de resultados. Dito isso, a segunda parte do processo é escolher uma solução que seja realmente eficaz e resolve todos os problemas do negócio.

Não se trata sobre decidir pelo melhor software do mercado, mas sim por aquele que melhor atenderá a sua empresa. Para ter precisão nisso, é essencial avaliar alguns pontos sobre como ele pode atender sua empresa. Confira 4 dicas valiosas a seguir!

1. Entenda que tipo de software sua empresa precisa

Cada empresa tem necessidades específicas que implicam no tipo de software utilizado. Alguns negócios têm exigências maiores, precisando de funcionalidades e recursos mais poderosos e em maior número, enquanto outros, menores, exigem uma infraestrutura modesta. Saber exatamente qual é a necessidade da empresa vai fazer toda diferença na hora da escolha.

Primeiramente, softwares sob medida tornam a operação muito mais simples e fácil. O excesso de recursos pode deixar a experiência muito complicada e pouco agradável. Além disso, um software que atende só ao que o negócio exige também gera redução de custo. É possível economizar e, ao mesmo tempo, ter a solução ideal para a empresa.

2. Verifique a segurança da solução apresentada

Segurança é tudo quando estamos falando de tecnologia. Hoje, especialmente após a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), empresas têm uma responsabilidade maior em relação às informações de seus clientes. Por isso, é fundamental ter um sistema que garanta proteção total a todos os registros que esse varejo retém, sem permitir nenhum risco de perdas, vazamentos ou roubo dessas informações.

Além dos dados de clientes, os negócios precisam também manter seus registros protegidos. Só assim é possível ter sigilo em relação às movimentações financeiras e estratégia de mercado. Busque sistemas que podem comprovar o uso dessas tecnologias e, preferencialmente, opte por aqueles que são executados e registram os dados diretamente na nuvem.

3. Busque por aquele software que conte com um bom suporte

O suporte pode ser decisivo para o uso cotidiano de uma ferramenta tecnológica. Acredite: em algum momento, por mais qualificado que seja o software, haverá algum problema, nem que seja uma simples dificuldade de uso. Quando isso acontece, o que se espera é um suporte capaz de resolver a questão de forma simples e rápida, com clareza e com alta disponibilidade ao cliente.

Para realizar uma contratação precisa, cheque as informações relacionadas à disponibilidade, ou seja, quantas horas por dia o suporte funciona, e também em quais canais ele está disponível. Quanto maior o número de opções, melhor! Confira também a opinião de quem contratou a solução e veja se essas pessoas estão satisfeitas com o suporte.

4. Cheque a possibilidade de integração desse sistema com os da empresa

A transição de um software já usado para uma nova solução precisa ser a mais tranquila possível, com o menor impacto na rotina de trabalho do negócio. O que ajuda nisso é a integração, ou seja, essa nova solução precisa se conectar com outras ferramentas e aplicações utilizadas pela empresa, tornando tudo mais prático.

Antes de contratar o software, cheque essa compatibilidade para entender como será o momento transitório. Isso pode fazer muita diferença, evitando que sua empresa passe por momentos complicados até a estabilização da nova plataforma de gestão.

Não há dúvidas de que, atualmente, a tecnologia é uma aliada essencial para que empresas tenham sucesso. Quando falamos do varejo e toda sua dinâmica, um software de gestão é o melhor recurso possível, desde que ele seja adequado ao seu negócio.

Em busca de uma solução ideal para o seu varejo? Entre em contato com a S&I Automação e saiba como podemos ajudar!