Entenda o que um bom software de varejo deve oferecer

Com o atendimento de centenas de clientes todos os dias, as empresas que atuam no comércio precisam automatizar tarefas repetitivas para alcançar melhores resultados. Focar a satisfação dos consumidores deve ser o principal objetivo. Por isso, utilizar um software de varejo é uma boa opção.

Por meio dele, você controla a frente de caixa, registra os pedidos e ainda gerencia o estoque. A consequência é a melhoria do fluxo de processos diários, tanto operacionais quanto gerenciais. Afinal, você deixa de se preocupar com tarefas desnecessárias e aumenta a produtividade de toda a equipe.

É claro que todos esses aspectos são conquistados a partir da escolha do software ideal para o varejo. Para isso, é necessário entender mais sobre automação comercial, a importância desse sistema, por que investir e quais funcionalidades ele deve ter. Vamos explicar todos esses detalhes a seguir. Confira!

O que é automação comercial?

O termo automação comercial se refere ao uso de métodos e ferramentas que operacionalizam atividades manuais e rotineiras. A ideia é utilizar sistemas e equipamentos apropriados ao negócio para subsidiar as ações e ter acesso a informações relevantes às tomadas de decisão.

Muito complicado? De maneira simples, a automação comercial substitui os processos manuais por outros automáticos, que passam a ser executados por soluções específicas. Assim, a intervenção direta do homem deixa de ser necessária e os processos produtivos ficam sob um controle maior.

Para implementar essa prática no seu negócio de varejo, é necessário contar com os equipamentos certos. Entre os principais estão os que apresentamos nos próximos tópicos.

Impressora

O modelo não fiscal é o mais adotado hoje, devido à nova legislação. Isso torna a impressora parte essencial do processo de vendas, já que por meio dela é emitida a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e).

Gaveta

A responsabilidade desse item é guardar o dinheiro. Ao automatizar a tarefa, o processo de venda é agilizado.

Leitor de código de barra

O scanner lê os produtos e contribui para sua identificação no estoque e organização, trazendo agilidade ao processo de venda. Existem duas possibilidades:

• de mão, com menos custo e que funciona com feixe de laser ou foto imagem;
• de mesa, que tem custo maior e fixo, mas é mais rápido por contar com vários feixes de luz ou foto imagem.

Computador

A venda é otimizada com a ajuda desses equipamentos. É possível executar processos mais seguros e ágeis, além de garantir a integração com balanças, códigos de barra e impressoras.

Balança

A balança é um equipamento obrigatório para produtos pesáveis. Pode ser instalada no PDV ou em lugares específicos.

Cofre inteligente

O modelo diferenciado traz recursos extras, que contribuem para uma boa logística de transporte de valores. Além disso, oferece um contador para cálculo e recolhimento de notas.

Coletor

Os processos de conferência são automatizados pelo coletor. Isso ocorre no recebimento de mercadorias devido ao confronto entre nota fiscal e pedido de compra, e inventário rotativo ou integral.

Software de varejo

Essas soluções — também chamadas de ERPs — fazem toda a diferença no processo de gestão. Com um sistema adequado, você monitora as atividades da empresa e as otimiza de maneira simples. A consequência é a agilidade nas rotinas diárias e a capacidade de automatizar e integrar as tarefas.

Quer um exemplo simples de como isso funciona? Os produtos chegam ao estoque e são registrados por um código de barras. O sistema os mantém cadastrados e eles são disponibilizados aos clientes.

No momento da venda, o sistema de varejo registra a informação e diminui uma unidade do inventário. Ao mesmo tempo, o setor de compras verifica a necessidade de adquirir mais itens desse produto e faz a solicitação aos fornecedores cadastrados.

Percebe como todos os processos estão integrados? É por isso que a automação comercial depende de um software adequado ao varejo. Somente dessa forma é possível alcançar os objetivos propostos.

Qual é a importância de contar com um software de varejo?

O resultado dessa prática é implementar uma gestão mais eficaz no seu estabelecimento. Além de tranquilidade operacional, você conquista vantagem competitiva. Por quê? A resposta passa pela padronização de processos.

Isso significa que todas as atividades são executadas sempre da mesma forma. Muito dessa prática é derivada da automação, que realiza as tarefas de maneira automática. No entanto, existem outros aspectos relevantes.

Um deles é o cuidado com a frente de caixa. Ali é finalizado o processo de venda. Sem um atendimento ágil e eficiente, a tendência é que os consumidores desistam da compra e optem pela concorrência.

Por outro lado, a frente de caixa também pode fortalecer suas ações. Como essa é a última etapa do relacionamento com os clientes, as impressões sobre o estabelecimento são reforçadas ali.

Assim, se a opinião for negativa e a experiência final for ruim, é possível que o consumidor nunca mais retorne. Um colaborador preparado e agradável, porém, é capaz de reverter a opinião negativa.

Outro fator importante é a integração de processos. Como os dados são centralizados e acessíveis, fica mais fácil identificar gargalos. É o caso do controle inadequado do estoque. Com uma rotina inapropriada, os produtos podem ser perdidos, especialmente aqueles com data de vencimento de curto prazo. O resultado são prejuízos do dinheiro empregado na compra do item e do lucro que seria alcançado.

Em suma, com o software para varejo, você tem uma visão gerencial do seu negócio, o que permite realizar correções e melhorias, e tomar decisões certas. A partir da avaliação de desempenho, é possível obter vantagem competitiva e até aumentar sua participação de mercado.

Quais são as principais funcionalidades?

O sistema para atacarejo ou varejo comum deve otimizar vários processos rotineiros. Por esse motivo, é preciso contar com, pelo menos, dois módulos: ERP e PDV. A ideia é integrar as operações e garantir uma comunicação mais eficiente.

Ao fazer essa união, você aprimora atividades simples, como a pesquisa de preço no varejo e a geração de relatórios. De quebra, tem as informações mais organizadas, o que ajuda a gerenciar melhor a empresa e otimizar os custos e o tempo de trabalho.

Para chegar a esse patamar, é preciso que o ERP tenha algumas funcionalidades. Veja quais são as principais.

Gestão do estoque

O controle de inventário é fundamental para sinalizar a situação real do estoque e evitar perdas. Por meio dele, você otimiza uma série de funções, como compras, organização dos produtos armazenados e realização de pedidos. Tenha em mente que essa atividade é ainda mais importante quando os itens têm alta rotatividade.

Isso porque o ERP controla todas as movimentações de mercadorias, como saídas, entradas, transferências e devoluções. O resultado é um estoque correto e atualizado, com o cumprimento da legislação fiscal — devido à geração automática de todas as informações exigidas pelo Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) — e sem perdas, gargalos ou rupturas.

Controle financeiro

A automação proporcionada pela solução de varejos inclui as informações financeiras. Os dados são registrados no sistema e permitem identificar contas a pagar e a receber nos próximos meses. A partir disso, você identifica possíveis desequilíbrios e atua para reduzir o descasamento.

Por exemplo, se as contas a pagar têm um valor mais elevado que as que estão para serem recebidas e não há capital de giro para honrar todos os compromissos, você pode criar uma promoção para ter dinheiro rápido e resolver seu problema imediato.

Venda e emissão de documento fiscal

O software para varejo torna mais rápida a venda ao consumidor final. Com a ajuda de uma impressora não fiscal, o sistema emite a NFC-e, conforme determina a legislação. As informações geradas ainda contribuem para o fechamento de caixa, baixa de estoque, controle de vendas por cartões de débito e crédito, giro de produtos e mais.

Cadastro de produtos e fornecedores

O recurso é ideal para a gestão de estoque, já que permite acrescentar, modificar e apagar as informações quando necessário. Os produtos e fornecedores têm seus cadastros sempre atualizados e de forma detalhada. Por exemplo, com especificação de preços, quantidades disponíveis, descontos etc.

Controle de pedidos

Os registros de compras são monitorados, o que ajuda a manter um relacionamento de longo prazo com os fornecedores. Além disso, há monitoramento de solicitação e entrega, cumprimento de prazos e qualidade do atendimento.

Registros de compras e vendas

A movimentação de mercadorias contribui para a identificação de itens mais buscados no seu estabelecimento. Com isso, você realiza uma estimativa eficiente de vendas, a fim de fazer as compras de forma otimizada. Você ainda calcula a frequência de reposição e verifica a melhor data de aquisição.

Análise de perdas

O registro dos produtos permite saber quais foram as perdas ou quebras em determinado período. Basta filtrar por fornecedor ou fabricante para fazer a avaliação. Com isso, você evita a repetição do problema e descobre o impacto do prejuízo para o negócio.

Além dessas funcionalidades, é possível ter um módulo de gestão do relacionamento com o cliente (CRM) ou integrar o ERP a um sistema desse. Nesse caso, o sistema registra as informações dos clientes, inclusive seus hábitos de compra, preferências por produtos e outros dados relevantes. Desse modo, a realização de campanhas acertadas se torna mais viável.

Por que investir em um software para varejo?

A integração e a centralização dos dados são dois dos principais fatores que justificam o investimento em sistemas de varejo. Esses dois aspectos ainda trazem outros benefícios, como os que você poderá ver a seguir. Acompanhe!

Otimização do tempo

Um dos motivos pelos quais a solução de varejo aumenta a vantagem competitiva do negócio é o acesso à informação em tempo real. Com a geração de relatórios dos processos em execução, as atividades são acompanhadas e você tem mais certeza dos produtos disponíveis em estoque.

Além disso, o tempo é otimizado pela redução dos gargalos de produção. Eles são gerados pela ineficiência dos processos, que resultam em desperdícios de valores e produtividade. É o caso da realização de inventário periódico, conhecido por balanço. Com o sistema, você sabe quais produtos estão armazenados e a atividade se torna mais rápida, com menos chances de erros.

Obtenção de dados reais e confiáveis

Os registros feitos no sistema de varejo alimentam toda a solução de forma automática. Com menos erros e retrabalhos, as informações são mais confiáveis e trazem mais clareza sobre as estratégias de vendas. Essa análise ajuda na precificação. Assim, se o valor cobrado estiver muito abaixo do mercado, é possível corrigi-lo para reduzir os prejuízos.

A mesma prerrogativa é válida para outras ações, especialmente para as tomadas de decisão. É o caso de traçar ações de marketing mais precisas, que trarão resultados mais efetivos.

Melhoria do processo decisório

O software de gestão para varejo apresenta todas as informações necessárias para tomar decisões. Por meio dele, você descobre qual produto vende mais, aqueles com maior giro, a margem de lucro e de perda dos produtos, o total de vendas em determinado período, resultados de ações e promoções realizadas, comissões pagas aos colaboradores e mais.

Com base nesses dados, você identifica o melhor caminho a seguir. Por exemplo, se determinado produto vende com frequência, vale a pena investir em uma quantidade maior em estoque. Por sua vez, se algum deles está parado em estoque, a realização de uma campanha ajuda a vender.

Perceba que, de qualquer forma, você tem acesso a informações operacionais e pode fazer uma análise estratégica. Com isso, cria ações para diminuir os riscos e alavancar os resultados obtidos no seu estabelecimento.

Redução de erros

As falhas cometidas por erros de digitação e operações incorretas são diminuídas, porque o sistema impede a realização de práticas inadequadas. Como resultado, as vendas são mais rápidas e os clientes se sentem mais satisfeitos por não terem que esperar muito tempo na fila até a informação ser consultada ou a venda finalizada.

Aumento da produtividade

As informações ficam centralizadas no sistema de varejo e podem ser consultadas a qualquer momento. Com isso, o processo de conferência de produtos, verificação de valores, solicitação de desconto para o cliente e outras atividades comuns são agilizadas.

Assim, os colaboradores produzem mais em menos tempo e deixam de se preocupar com os retrabalhos, já que todos os dados estão à sua disposição. Eles têm mais autonomia, mas seguem as diretrizes estabelecidas pelo ERP. O lançamento das notas fiscais é feito de maneira fácil e sem burocracia, além da conformidade com a legislação.

Eficiência no atendimento

Os clientes se sentem mais satisfeitos e tendem a ser fidelizados quando têm uma experiência única no seu estabelecimento. Com o software de gestão, o varejo automatiza suas rotinas e melhora o atendimento. Isso evita as famosas desistências das compras enquanto o consumidor está na fila ou já no caixa.

Além disso, uma solução de varejo que traga recursos para a frente de caixa ajuda a aperfeiçoar o atendimento. Como? Uma resposta é a diversificação das formas de pagamento, que agiliza o processo, atrai clientes e diminui o risco de quebras de caixa.

O que um bom software de varejo deve fornecer?

Para ser eficiente, o ERP para varejo precisa contar com algumas funcionalidades fundamentais. A partir delas, as necessidades internas do seu negócio são atendidas. Confira as principais.

Aplicações no PDV

Com os recursos certos, o sistema agiliza o atendimento na frente caixa, com consequente redução das filas e aumento da comodidade. Lembre-se de que esse aspecto é essencial para a satisfação do consumidor e melhoria da experiência de compra. Portanto, vale a pena investir em aplicações emissoras de NFC-e com menor exigência de hardware e opção do sistema operacional em Linux no PDV.

Controle inteligente do estoque

Das diferentes possibilidades, o monitoramento de mercadorias armazenadas é uma das principais. Sem essa funcionalidade, sua estratégia será prejudicada, porque o varejo depende dessa informação. Por isso, vale a pena investir em uma ferramenta inteligente, capaz de auxiliar na maximização de resultados.

Gerenciamento de resultados

Sem dúvidas, os resultados dependem da análise dos dados alcançados nos mais diversos setores. Afinal, de nada adianta aumentar as vendas se as perdas no estoque também se elevarem, já que a margem de lucro é corroída pelos prejuízos. Com a solução adequada, você analisa de maneira eficiente cada um dos departamentos e visualiza onde estão os gargalos.

Na prática, o que acontece é um controle de entradas e saídas que fornece uma visão clara de tributação, contas a pagar e a receber e plano financeiro. Esses aspectos definem como está seu negócio e quais são as melhores decisões a tomar.

Gestão de documentos eletrônicos

Para manter as obrigações tributárias em dia, é preciso ter um controle de todos os impostos e atividades necessárias. Esse processo diário é facilitado com a ajuda do software para varejo, que facilita a emissão de NFC-e, com armazenamento das informações em backup em nuvem.

Gestão de controladoria

Com o acesso simplificado aos dados, você gera relatórios mensais de vendas e movimentação financeira. Como resultado, há um monitoramento maior dos resultados atingidos. Se houver uma queda repentina, você controla as dificuldades, identifica os gargalos e problemas e ainda consegue traçar estratégias para evitar outros aspectos negativos.

Como escolher o software ideal para seu varejo?

O sistema ideal depende de funcionalidades corretas e capazes de gerar vantagem competitiva. Com a grande diversidade existente no mercado, é preciso realizar alguns processos para chegar à escolha certa. Quer saber quais são eles? Continue com a leitura!

Analise a estrutura do software

As plataformas exigem demandas diferentes para funcionar. Veja quais equipamentos serão necessários, porque esses aspectos também podem aumentar os custos, por exemplo, com a manutenção.

O ideal é trabalhar com as opções em nuvem, que dispensam a preocupação com backups e investimentos em servidor. Essa alternativa, porém, exige internet para funcionar de maneira apropriada. Por sua vez, o software local isenta essa obrigatoriedade, mas requer uma equipe interna para solucionar problemas diários.

Confira ainda a necessidade de licenças de softwares. Inclua todos esses custos na conta para saber exatamente qual será o investimento necessário.

Conte com uma empresa de renome

O fornecedor do software precisa ser especialista em varejo. Caso contrário, suas demandas deixam de ser atendidas em sua totalidade. Além disso, é importante conhecer o histórico da empresa antes de firmar uma parceria estratégica.

Verifique as referências dos clientes e analise seu reconhecimento no mercado. Confira a expertise e o tempo de experiência no mercado. Por fim, lembre-se de focar no custo-benefício. Evite contratar um sistema mais barato, mas sem especificidade para o varejo.

Avalie o sistema de frente de caixa

O ERP deve ter agregado o sistema de frente de caixa. Essa ferramenta ajuda a cumprir a legislação e a tornar o atendimento mais eficiente. Para isso, é preciso ter um software com atualizações periódicas, que esteja em constante melhoria, correção de problemas, aumento de funcionalidades e mais.

Avalie ainda se o fornecedor trabalha a frente de caixa de acordo com a legislação vigente. Veja se as diretrizes do Sped são seguidas à risca e se o armazenamento das informações é seguro.

Lembre-se de que é preciso manter os registros por, pelo menos, cinco anos, a fim de evitar multas e penalizações. Por isso, escolha uma solução que mantenha os dados criptografados para proteger as informações e evitar sua leitura por parte de possíveis invasores.

Confira o atendimento/suporte

O suporte é um critério essencial. Veja se há uma equipe qualificada de atendimento e desenvolvimento para solucionar seus problemas sempre que necessário. Assim, você deixa de precisar de um time interno voltado para a preocupação com aspectos técnicos e falhas.

Como a S&I Automação pode ajudar?

Depois de ler todos os requisitos necessários para a contratação do software ideal para varejo, você deve estar se perguntado: “como encontrar todos os critérios em um só lugar?”. A resposta está na S&I Automação.

Voltada para produtos, softwares e serviços de automação e refrigeração comercial, a empresa oferece sistemas focados em mobilidade, gestão, segurança da informação e facilidade de uso. No caso do varejo, existem quatro opções:

• E-conect — oferece instalação fácil e simples. É utilizado na frente de loja e atende a empresas de vários portes. Garante integração com diferentes ERPs disponíveis no mercado;
• Varejo Fácil — funciona em nuvem e oferece integração e controle para todas as áreas. Os dados são acessados a partir de qualquer dispositivo com internet e estão sempre atualizados em tempo real;
• SysPDV — direcionado à frente de loja, atende a vários estabelecimentos comerciais de forma prática e confiável. As exigências da legislação são cumpridas, o que torna a solução ainda melhor;
• Easy@assist — focada em restaurantes, bares, redes de fast food e outros estabelecimentos no setor de food service. Aumenta a interatividade com os clientes e agiliza o atendimento com a ajuda de dispositivos móveis.

Com essas opções, você consegue ter suas demandas internas atendidas e recebe todos os benefícios citados ao longo deste post. Assim, você tem o software para varejo ideal para o seu negócio e ainda conta com um fornecedor confiável e com expertise no mercado.

É o que deseja? Entre em contato conosco e veja como a S&I Automação ajudará sua empresa a alavancar seus resultados!